¿Qué es un documento electrónico?

El nivel de informatización de hoy exige una transición a la gestión de la oficina "sin papel". Se basa en un documento electrónico, que en contraste con la tradicional, caracterizado por una serie de nuevas propiedades y características. Hasta ahora, una única definición de este fenómeno no existe en la ley ni en el mundo científico de Rusia.

El concepto de "documento electrónico" apareció ya en la década de 1970. Así que comenzó a ser llamado "documentos legibles por máquina." Su peculiaridad es que deben ser creados con la ayuda de la tecnología informática y debe ser apto para su tratamiento informático. En este caso, los datos necesarios se realizan estrictamente de acuerdo con el procedimiento establecido para todos los documentos.

documento electrónico – es un objeto de información, que consta de dos partes obligatorias: 1) los datos (nombre, información sobre el autor, hora, lugar de origen, etc.) y la firma digital electrónica; 2) la parte principal del contenido que consta de texto, información gráfica y numérica procesada como una unidad.

Un documento electrónico firmado por una firma electrónica reconocida, por lo que es equivalente a un documento firmado por su propia mano. La información se presenta en ella en forma digital (electrónico). datos de sensores que utilizan los ordenadores pueden transmitir información sobre las redes de telecomunicaciones, proceso – en los sistemas de información. Si es necesario, un documento puede tomar la forma de una pantalla en la pantalla y en papel.

documento electrónico – un ciclo de vida de electrónica de documentos en una empresa (organización, empresa) para recibirlos, cambiar el estado (aprobado, comunicada a, en, señal, cerrados, etc.) para la cancelación del archivo. Ese documento se refiere a veces como un «flujo de trabajo», que caracteriza a la circulación de los documentos como un único flujo de trabajos individuales dentro de un proceso de negocio específico. Todo el sistema de gestión electrónica de documentos incluye el software que necesita para organizar y mantener este tipo de ciclo de vida de los documentos.

documento electrónico y flujo de trabajo basado en él tienen varias ventajas sobre los tradicionales. Ellos permiten al personal de la organización para controlar no sólo su propia área de trabajo, pero todo el proceso. Utilice el archivo electrónico es mucho más conveniente que el papel. , Reducción del tiempo para el paso de la coordinación y ejecución del documento se puede encontrar en pocos minutos. En general, es más económico que el papel. Hay una gran cantidad de software de gestión de documentos electrónicos ( "motivo", "E1 Eufrates", "DocsVision", "1C: Documento". Y otros).

En la actualidad, hay sombra experiencia extranjera de la regulación de las relaciones en el ámbito de los documentos electrónicos en términos legales. En Rusia, el problema de la regulación de estas relaciones no ha recibido las decisiones legislativas, a pesar de los intentos se hicieron aprobación de la ley (2005). La adopción de la legislación sobre este tipo de papel – una de las direcciones importantes de la regulación legal.