Instrucción sobre el trabajo de oficina como documento normativo

Un acto normativo oficial que define y establece el procedimiento para la preparación y preparación de documentos (y también para trabajar con ellos) en cualquier organización es la instrucción sobre el mantenimiento de registros. Debe estar disponible en todas las empresas, en todas las empresas e instituciones. Una instrucción sobre el mantenimiento de registros se desarrolla, sin falta, sobre la base de documentos normativos y metodológicos nacionales. Pero, al mismo tiempo, debe reflejar en sí las características individuales del trabajo de oficina de una organización en particular, la composición de los puestos y documentos, la estructura del servicio, la disponibilidad de archivos y el grado de informatización de todas las operaciones de gestión de registros. De esto se deduce que las instrucciones para el registro de una organización particular son siempre originales y tendrán en cuenta todos los matices y peculiaridades de la composición y procesamiento de documentos inherentes únicamente a esta estructura.

Al redactar este documento normativo para su empresa, puede utilizar la instrucción estándar estándar para el trabajo de oficina, tomar de ella los puntos principales que son obligatorios para todos, y agregar elementos que deben especificarse exclusivamente para su organización.

Por regla general, el manual sobre mantenimiento de registros incluye disposiciones generales, varias secciones temáticas y diversas aplicaciones. Las disposiciones generales especifican el alcance de la instrucción, el marco reglamentario y la responsabilidad de su incumplimiento. Las secciones temáticas contienen información sobre los tipos de documentos y el orden de su registro, avistamiento, reproducción, certificación y almacenamiento. De acuerdo con las especificidades de la empresa, esta sección se puede ampliar significativamente. Dependiendo de las condiciones de trabajo cambiantes y la introducción de nuevas tecnologías, las secciones temáticas pueden ser cambiadas y complementadas. Los anexos del manual contienen material de referencia ilustrado: muestras de formas, impresiones de sellos y sellos, diagramas de flujo de documentos, así como formas de muestra.

Las instrucciones en algunos casos pueden ser temporales (instrucciones para el manejo de registros en el tribunal de distrito o en las fuerzas armadas). La instrucción temporal sobre el trabajo de oficina se aprueba por un cierto período, por ejemplo, antes de la puesta en servicio de un permanente. Esto se decide individualmente!

Una instrucción bien escrita sobre el mantenimiento de registros refleja todo el proceso de trabajo con documentos y la secuencia lógica de todas las operaciones tecnológicas. Regula las actividades no sólo de los servicios de oficina, sino también de todo el aparato administrativo. La instrucción es aprobada y puesta en práctica sólo por el orden del jefe de la organización y posteriormente sirve como un acto normativo sobre la base del cual todos los documentos de la empresa son elaborados y ejecutados.

La correcta declaración del trabajo de oficina es una condición importante para el buen trabajo de la organización. Los ejecutores del trabajo de oficina están obligados a rellenar toda la documentación de forma cualitativa, familiarizar a los nuevos empleados con el procedimiento y las reglas para rellenar los formularios, presentar los informes a tiempo y sin errores, ejecutar correctamente y oportunamente las tareas asignadas y comenzar a trabajar inmediatamente (inmediatamente después de recibir el documento o instrucción entrante). En el caso de que el propio jefe fije las prioridades para la urgencia de la ejecución de órdenes o documentos, el trabajo se lleva a cabo a partir de este. En otros casos, cuando llega un número significativo de documentos, su procesamiento se realiza de acuerdo con la fecha de su aparición.