Profesión secretaria-referente. El referente es …

Muchas niñas sueñan con iniciar una carrera como secretaria-referente. Esto es una aspiración bastante normal y justificada. Sólo ahora, no todos pensamos en lo que se necesita para esto (excepto en el aspecto atractivo). Pero valdría la pena. Después de todo, el referente no es sólo una "cara hermosa" al lado del líder. Esto es, más bien, un "libro de referencia" sobre todos los temas: inteligente e inteligente, encontrando una salida a cualquier situación. Vamos a entender más en detalle.

Lo que usted necesita para poder hacer

En cualquier organización hay una instrucción del secretario-referente. Contiene una lista (a veces detallada, a veces no muy) de los deberes oficiales. Estos incluyen habilidades y habilidades. Una persona que tiene la suerte de conseguir tal trabajo debe ser capaz de comunicarse con los clientes, negociar (personal y teléfono), seleccionar y sistematizar los materiales, preparar resúmenes de discursos y mucho más. Es decir, está claro que las habilidades de esta persona debe ser bastante. La especificidad depende de la dirección de la empresa. Por ejemplo, un revisor legal debe entender las sutilezas legales. Sucede que este puesto está asociado con la capacidad de resolver problemas organizativos. En otras palabras, el referente es la "mano derecha" del líder. Siempre está atento, necesita saber todo lo que el jefe necesita para su trabajo.

Algunas preguntas "especiales" de la profesión

Aquí es necesario aclarar un poco lo que normalmente se "oculta entre bastidores". Dado que el referente es exactamente la persona que más a menudo se comunica con el jefe, debe tener algunas habilidades diplomáticas. ¿Por qué? Es simple: el líder (especialmente el equipo grande) no tiene tiempo para lidiar con todos los matices de la relación. Normalmente es un hombre de negocios. Cuando alguien tiene un cumpleaños, que va a dar a luz, que tiene hijos – este es su interés sólo en relación con los momentos de trabajo. Todas estas "pequeñas cosas" caen sobre los hombros del secretario-referente. Debe instar al jefe, en el día de fiesta, a notificar sobre la tensión que ha surgido en el colectivo (si merece su atención). Así que resulta que antes de que el secretario-referente deba calcularlo todo, elimine lo superfluo, y luego el líder de "descarga". ¡Este trabajo no es fácil! Pero provenía del campo de los deberes informales.

Funciones principales

En una parte del secretario-referente en las pequeñas empresas prácticamente todo el trabajo de oficina se cae. En gran parte de ella. Es decir, es necesario aprender a escribir cartas, formular correctamente la recepción y el envío, registro, distribución (si existe), etc. Es claro que sin un conocimiento ideal de ruso no puede hacer. Las cartas con errores son la cara corrupta de la empresa. A veces se requiere que una persona con habilidades en el idioma extranjero de trabajo para esta posición. A continuación, el referente es la persona que conecta a los empleados de la empresa (o sus departamentos). Sus funciones incluyen la correcta distribución de los flujos de información entre las unidades estructurales que funcionan para una cosa grande. El referente es una profesión bastante complicada, ya que es necesario tener en cuenta muchos detalles y hechos. Todo esto es necesario para que el líder se sienta cómodo, no distraído por las nimiedades de la línea principal.

Cualidades personales

Dado que el trabajo del referente se basa en la comunicación, seleccionan a una persona para ser sociable, no conflictiva. En cualquier empresa es un puesto "clave". La persona que lo ocupa tiene una gran influencia tanto en el líder como en los colegas. Por lo tanto, la decencia es simplemente una necesidad. Otro secretario-referente debe ser puntual, inteligente, incluso creativo. Usted necesita ser capaz de encontrar una forma aceptable de cualquier situación. El referente primero piensa en el "rostro" de su patrón, y luego sobre sí mismo. El nivel de responsabilidad no es sólo alto, sino global. No todo el mundo hace este tipo de trabajo. Por lo tanto, usted necesita pensar cuidadosamente antes de demandar tal posición. El secretario-referente en el lugar de trabajo debe ser capaz de poner sus intereses en segundo plano. En la primera – todo lo que es necesario para la obra del jefe. Por cierto, es por eso que la mayoría de las veces esta posición está ocupada por las niñas, como el cuidado del vecino en las mujeres en la sangre.

Información confidencial

Es evidente que con una comunicación tan estrecha, muchos hechos que no deberían hacerse públicos serán conocidos por el referente. Esto no es sólo secretos profesionales y secretos comerciales. A menudo el secretario, como un amigo cercano, es de confianza y tiene información personal. Vale la pena mencionar que el referente debe ser capaz de almacenar información confidencial. Esta es una de sus principales habilidades profesionales.

¿Qué tipo de educación se necesita?

La cabeza trata de elegir un referente, basado en la dirección de la actividad. Es decir, el solicitante debe tener un diploma correspondiente al trabajo de la empresa. Además, a menudo para esta posición las personas son seleccionadas con una educación legal. Esto es conveniente si usted tiene que a menudo concluir transacciones, preparar otros documentos. Entre los requisitos más simples: la libre posesión de todos los programas informáticos (oficina), la capacidad de imprimir (de forma rápida y competente). Dado que el referente es, de hecho, un asesor, es necesario tener las habilidades para encontrar información tanto en la web como fuera de línea. Un hombre inteligente con una reacción rápida es llevado a tal puesto más a menudo que un titular de un diploma "correcto", que no puede dominar rápidamente la situación.

Lugar de trabajo

Tal posición, como secretario-referente, está ahora prácticamente en cualquier oficina. A menudo sólo se llama así, pero las funciones de una persona realiza diferentes. Todo depende del tamaño de la empresa, las tareas, el número de empleados. En algunas empresas, el secretario también desempeña las funciones de un contador, en otros – un abogado y así sucesivamente. Este es un gran comienzo para una persona que busca el crecimiento profesional. Por un corto período de tiempo usted puede aprender muchas habilidades, dominar diferentes profesiones, lo principal es entender el trabajo de la empresa, "tocar" todo con sus propias manos. Pero "spinning" tendrá muy rápidamente. Puesto que una gran cantidad de información tendrá que ser procesado en el modo de alta velocidad. Pero si todo resulta, entonces el conocimiento es suficiente para iniciar una subida independiente a los límites que usted mismo define. Pero esto no es necesario. Ya que la profesión del referente, si lo tomas en serio, es interesante en sí misma. Permite Para descansar en una dirección estrecha, constantemente dominar todos los nuevos volúmenes de conocimiento, mejorar.

Cómo pasar una entrevista

Si usted decide que va a hacer frente a un trabajo responsable, entonces usted debe solicitar una vacante. Es obligatorio verificar la alfabetización de las respuestas. Tenga en cuenta que los errores de ortografía reducirán sus posibilidades de cero inmediatamente. Stylistics también debe ser negocio restringido. Cada palabra tuya será cuidadosamente pesada y considerada. Entonces comenzarán las "pruebas". Usted tendrá que dedicar algún tiempo para demostrar que usted será capaz de ser un asistente digno para el líder. Cada empresa viene con sus propios métodos. Sin embargo, esté preparado para el hecho de que tendrá que hablar con varios funcionarios, preparar varios documentos oficiales, responder a un par de llamadas telefónicas. También debemos tener en cuenta que su apariencia será estrictamente controlada. Es decir, "examinar" de la cabeza a los pies. Más a menudo que no, tendrá que demostrar un estilo de negocio en la ropa (maquillaje, peinado). Tampoco es deseable utilizar sabores fuertes. ¡Piensa en cada pequeña cosa! Todo en ti debe ser discreto, pero atractivo. Consejo: mantener modestamente, pero con confianza. Sea inteligente, pero no arrogancia. Entonces todo debe necesariamente salir!