La organización del trabajo con documentos

Trabajo con documentos de recursos humanos tiene un especial impacto en la calidad del funcionamiento del aparato administrativo, así como la formación y la cultura de trabajo de los empleados. El trabajo más profesional está en marcha, la actividad más éxito de la empresa en su conjunto.

flujo de trabajo interno de cualquier compañía incluye diversas medidas de preparación, apoyo, llenado, copia, transferencia de información de negocios. La práctica demuestra que aproximadamente el setenta por ciento de los empleados de tiempo gastar en estas actividades. Hay que decir que la organización del trabajo con los documentos se está convirtiendo cada vez más importante. Hoy en día, esta actividad es considerada como uno de los principales factores de competitividad de la empresa moderna.

Organización que trabaja con documentos requiere un enfoque especial para recibir y datos de procesos de negocio, los procesos de formación y cambio de la información de coordinación. correcta organización del trabajo con documentos reduce el tiempo de búsqueda y aumenta la precisión, oportunidad, eliminando la redundancia.

Teniendo en cuenta los años de práctica se han producido tres tipos principales de trabajo con la documentación: mixtas, descentralizadas y centralizadas.

La última forma implica concentrarse en la estructuración de una variedad de operaciones disponibles en la conducción de una sola unidad en la empresa. De este modo la unidad puede ser compartida o departamento de personal, oficinas y similares. El mantenimiento de registros y puede hacer que una persona que es una secretaria. En cualquier caso, la división de responsabilidades o empleado incluirá la aplicación de un ciclo completo de acciones para el procesamiento de la documentación de recibo para transmitir al departamento de archivo. Estas actividades incluyen la recepción, el procesamiento de la información comercial, registro, almacenamiento, control de la ejecución, el envío, las operaciones de referencia e información, pedidos antes de ser transferido al archivo.

organización centralizada de trabajo con documentos considerada como la más eficiente, y por lo tanto, más preferible. Esto es especialmente importante en las pequeñas empresas. Con este método, la sistematización de la documentación reduce significativamente el coste de las medidas para el procesamiento de la información. Además, mejoró significativamente la organización del trabajo empleados. En esta forma de flujo de trabajo de los equipos de oficina de trabajo más eficiente, alcanzado la unidad en la metodología y gestión de las actividades relacionadas con el procesamiento de la documentación.

Frente al sistema centralizado es esquema descentralizado. En este caso, su servicio para trabajar con la documentación generada por cada unidad. En estas unidades, todas las operaciones se llevan a cabo de forma independiente. Un sistema descentralizado es más típico de las instituciones y organizaciones que están compartimentadas en diferentes aparatos sentido territorial. Además, este sistema de la operación es adecuado para aquellas empresas, documento en el que una especificidad diferente (por ejemplo, hay una necesidad de proporcionar protección de la información).

El más común, por su parte, es una forma de un sistema mixto. En este caso, una cierta parte de todas las operaciones (por regla general, para la recepción y el procesamiento de los documentos enviados y recibidos, almacenamiento, copia) se lleva a cabo en la unidad central. Las partes estructurales de la empresa al mismo tiempo se lleva a cabo mediante la impresión de actividades (creación), pedidos, almacenamiento y preparación para la entrega al archivo.

La elección de uno u otro de los circuitos con la documentación se lleva a cabo de acuerdo con la estructura de la empresa.