registros de archivo de gestión de la organización: GOST, instrucciones, documentos, reglas. Directrices para la gestión de documentos de archivo

reglas de administración de registros de archivo contienen los requisitos clave para trabajar con documentos y materiales que no participan en las actividades actuales de la empresa. Se formulan de acuerdo con la presente marco regulador, procesamiento alcance regulador, compilación y almacenamiento de la información. Términos clave en el marco de la Norma conjuntos de Archivo de administración de registros. Al desarrollarlas en cuenta los avances en el uso de la tecnología y la tecnología avanzada de la información. Examinando la base de la gestión de documentos de archivo.

incidencia

Directrices para la gestión de documentos de archivo se aplican a los organismos gubernamentales. También son necesarios para las empresas dedicadas a ciertos tipos de trabajo. En particular, se aplican las regulaciones en la parte de la descripción, registro, conservación y uso de los documentos de fondo del archivo de la Federación Rusa, hace referencia a la propiedad estatal.

Subdivisiones de las empresas, que trabajan con la película, fonográfico, vídeo, fotografías, mapas, la ciencia y la tecnología, la información de telemetría, que se rige por las disposiciones establecidas en la planificación y presentación de informes.

El deber y el derecho de formar organizaciones en los archivos para el almacenamiento temporal de los documentos de la AF RF proporciona la base de la legislación sectorial (de 1993), la posición (entre 1994 y 1998). El marco regulatorio forman los actos jurídicos de importancia regional. Consideradas las reglas no se aplican a los documentos, el trabajo que está regulada por la Ley Federal № 5485-1 y el Decreto Presidencial № 1203 del 30.11.1995, la

terminación

Es una reposición sistemática de la base documental de las unidades empresariales. Recogiendo incluye la determinación de:

1. Fuentes.
2. Composición de los materiales a ser recibido.

En el marco de esta actividad también se lleva a cabo la transferencia directa de documentos en el archivo. Como fuentes son:

1. unidades empresariales.
2. personas físicas.
3. estructura subordinada.

La composición de los materiales

de los documentos de archivo de instrucciones de gestión establece que la adquisición se realiza temporalmente (más de 10 años) de los casos y el almacenamiento permanente. También resume la información sobre el personal. Los casos en que la vida útil de menos de 10 años, por regla general, los archivos no son transferidos. Están contenidas en las partes pertinentes de la empresa. Al final de la vida útil de estas cosas han de ser destruidas. Los detalles de carácter individual se transmiten a petición del propietario. Posteriormente, se envían a los Archivos del Estado para el contenido permanente. La transferencia también deberá ser materiales Empresas precursor y estructuras subordinadas y perjuicios.

Archivo de gestión de registros y la nomenclatura

Los empleados autorizados que realicen trabajos con materiales de información empresarial, hacen una lista sistemática de los casos. Llamó la nomenklatura. En su formación indica la vida útil de los materiales. para documentos de archivo manual de gestión prescribe la división autorizado para controlar y facilitar la prestación de servicios en la redacción de la nomenclatura. Lista sistemática sirve como base para la formación de inventarios de materiales de información de (hasta 10 años) de almacenamiento permanente y temporal. La nomenclatura es también un importante documento contable. Se utiliza para el registro de casos de almacenamiento temporal, incluyendo un período de menos de 10 años. El esquema de sistematización nomenclatura establecida puede ser utilizado en el desarrollo de los actos realizados archivo de tarjeta.

clasificación

Mantener registros de archivo de gestión se lleva a cabo en tres tipos de nomenclatura:

1. Típico.
2. Ejemplar.
3. Individual (para una empresa en particular).

El primero determina la composición de los materiales generados en instituciones similares. la nomenclatura estándar se considera que es un documento regulador. sistematización aproximada determina la composición aproximada de los materiales de información para las empresas que están cubiertos por su acción, lo que indica el índice. Tiene un carácter de recomendación. Estos tipos de sistematización utilizan en la formación de un rango individual y transferidos en ella sin cambios.

Características de preparación

Los documentos para archival gestión de registros empresariales sistematizadas en la forma prescrita de acuerdo con la nomenclatura de las unidades estructurales. Este último debe ser acordado y firmado por los líderes.

La nomenclatura de la empresa se hace en forma general. Se rubricado por el jefe del archivo o la persona a cargo, firmada por el responsable de la prestación de servicios o un empleado autorizado. Nomenclatura debe ser aprobado por la comisión de expertos, y luego aprobado por el director de la empresa. Después de llevar a cabo estos procedimientos jefes de divisiones estructurales de la empresa, siempre y un extracto de las secciones correspondientes.

La nomenclatura para el año entrante formado en el último trimestre del período actual. La armonización se lleva a cabo al menos 1 vez en 5 años. Si cambia la estructura y funciones de la empresa, una nueva nomenclatura.

El procedimiento para la elaboración de Asuntos

Formación llamada agrupación actos realizados en conformidad con la nomenclatura. organización de gestión de documentos de archivo incluye la sistematización de la información de acuerdo con el nombre de la carpeta. No se permite la agrupación de copias duplicadas y corrientes de aire. Las excepciones son los vehículos de alto valor. no debe ser colocado en una carpeta de papel que se devuelva.

El mantenimiento de mantenimiento de registros de archivos se realiza a una disposición de información de servicio de manipulación de materiales centralizado, y a una descentralizada – ambas unidades estructurales, y la división anteriormente. La agrupación se realiza bajo la supervisión directa de las personas responsables de la seguridad de los medios de almacenamiento. Si es necesario, pueden ser empleados involucrados del Archivo de Estado.

Los requisitos clave

la gestión de documentos de archivo se lleva a cabo de acuerdo con los requisitos de la normativa. En la formación de las carpetas con soportes de información que tenga que cumplir con los siguientes requisitos:

1. Materiales para el almacenamiento temporal y permanente se agrupan por separado.
2. La carpeta se incluye en una copia de cada uno de papel.
3. La carpeta debe ser materiales presentes por un año calendario. De este reglamento, sin embargo, hay excepciones. Estos incluyen:

• archivos personales, que se forman durante toda la duración del empleado correspondiente;
• materiales y estructuras de los comités elegidos pie con ellos, grupos adjuntos, regimentadas en el período de convocatoria;
• instituciones educativas de papel, ejecutados y agrupados en un año escolar;
• materiales de teatro, que caracterizan las actividades de la temporada;
• historias, y así sucesivamente.

La carpeta debe ser inferior a 250 hojas con un espesor de no más de 4 cm.

Agrupación de los actos administrativos

la gestión de documentos de archivo requiere sistematización de diferentes tipos de soportes de información. Estos incluyendo atributo y actos administrativos. Se agrupan de acuerdo con el tipo y la cronología de las aplicaciones:

1. Las disposiciones de los estatutos aprobados por los actos reglamentarios, actúan como anexos. Se agrupan juntos. Si las disposiciones, reglamentos, estatutos han sido aprobados como actos separados, sistematizarlas en casos individuales.
2. Órdenes y decisiones de las estructuras más altas para su aplicación se agrupan por áreas de la empresa.
3. Órdenes relativas al personal, sistematizado según el período de retención. Con un gran volumen de material de información actos convenientes en diferentes lados de la compañía, grupo por separado.
4. Las órdenes en las áreas clave de la actividad son sistematizadas por separado de los actos en el personal. Por ejemplo, el fin de la gestión de documentos de archivo se incluye en la misma carpeta, y el nombramiento del jefe de división responsable – a otro.
5. límites aprobados, informes, presupuestos, listas detalladas, planes y así sucesivamente. agrupados por separado de los proyecta.
6. Localización de documentos en los expedientes personales se realiza en el orden en que se reciben.
7. la masa salarial del personal faciales sistematizadas en carpetas separadas. Están dispuestos en orden alfabético.
8. Quejas, sugerencias, quejas de los ciudadanos sobre las actividades de la empresa, registros de su examen y aplicación se agrupan por separado de las quejas de los individuos para asuntos personales.
9. Sistemática de correspondencia se lleva a cabo por lo general en un período de calendario en orden cronológico. En este caso, las respuestas se colocan después de las preguntas. En caso de renovación de la correspondencia en un tema en particular, que comenzó en el año anterior, los documentos incluidos en la carpeta del período actual. En este caso indica el índice del año anterior.

Haciendo soportes de información aceptados para su custodia

la gestión de documentos de archivo ofrece una serie de requisitos para las unidades estructurales, que trabaja con documentos en papel. portadores decisiones puede ser parcial o completa. Depende del tiempo de almacenamiento. El registro completo se lleva a cabo respecto de los documentos temporales (más de 10 años), un contenido permanente, así como los actos en el personal. Se trata de:

1. Tapa dura carpeta / aglutinante.
2. La numeración de las hojas.
3. La elaboración de la página-testigo.
4. Formación de inventario interno si es necesario.
5. Hacer ajustes a los detalles de la portada. Pueden tocar el nombre de la empresa, el número de registro de carpetas, las fechas extremas, y así sucesivamente.

Materiales para el almacenamiento temporal, incluido un período de menos de 10 años, dibujado en parte. Por lo tanto, no se les permite llevar a cabo la sistematización de los valores en la carpeta, listas no numeradas, no ser de etiqueta de garantía.

matices

Archivo de gestión de registros – una actividad en la que los especialistas no sólo proporcionan soportes de información de seguridad, sino también la oportunidad de trabajar con ellos en caso de necesidad. Con este fin, los actos que constituyen la carpeta, presentada por cuatro punción en una cubierta de cartón. También se les permite unirse a considerar la posibilidad de leer los textos, las resoluciones, las fechas de visados en todos los periódicos.

En la preparación para la agrupación de todos los sujetadores de metal se eliminan. Materiales destinados para el almacenamiento permanente y consistente de actos particularmente valiosos o sin formato están contenidos en las carpetas cerradas de tres válvulas con cuerdas o en cajas especiales.

Cuando está presente en los documentos reclamados de carácter personal (libros de trabajo, tarjetas, tarjetas militares, etc.). Se ponen en un sobre separado y presentados al resto de los materiales. Al final de la carpeta debe estar presente una hoja testigo en blanco. Al comienzo de la carpeta suturada formulario de inventario interno. Para garantizar la seguridad y el orden de disposición de cada hoja de papel numeradas con números arábigos. Esta regla no se aplica a la página, y las formas de testigos para el inventario. Número se pone en el lápiz en la esquina superior derecha.

Hoja de testigo

Está hecho de acuerdo con la orden. Contiene las palabras y números:

1. Número de hojas con numeración.
2. El número de páginas de inventario interno.

La hoja-Testigo también estipula numeración de especificidad. En particular, para determinar si existen índices, códigos que faltan, números de página con letras con fotografías pegados, páginas de gran formato, y así sucesivamente. Además, en la hoja de indicar la presencia de folletos de impresión en la carpeta, si no han sido marcados en la numeración principal. Hoja testigo VISED compilador. Los cambios posteriores en el estado y la composición de las carpetas deben ser marcados en él con referencia a los actos pertinentes. No está permitido hacer hoja de testigo en la portada de una carpeta o un volumen de negocios neto de la última página del documento en el mismo.

inventario interno

Está formado por la información de almacenamiento y contabilidad momento de los hechos (más de 10 años) y el contenido continuo. inventario interno como compilado para las empresas creadas por variedades de documentos, títulos de los cuales el contenido no fueron revelados. El formulario debe presentar datos sobre los números de serie de ataques en los índices de carpetas, títulos, fechas y números de página.

Para el inventario interno de registro de resumen adjunto. Se afirma en cifras y en palabras el número de documentos incluidos en el mismo, así como el número de hojas que lo componen. Hace suya compilador del inventario interno. Si una carpeta está unido, o con grapas sin forma, la lista compilada está unido a la parte interior de la cubierta frontal.

Los cambios en la composición de los materiales deben reflejarse en la carpeta "Notas". Específicamente, se refiere a la eliminación, la sustitución de copias en papel, incluyendo documentos adicionales en una carpeta. Al mismo tiempo sofocar las referencias a los actos pertinentes. Si es necesario, puede estar formado por la nueva entrada a la hoja de resumen de inventario interno, así como la inscripción de presenciar carpeta.