Tipos de nomenclatura de los asuntos, sus características y finalidad

Organización de la gestión de documentos eficaz en la empresa es imposible sin la creación de condiciones adecuadas para ello. или на бумажных носителях. Uno de ellos actúa como la nomenclatura de los asuntos en forma electrónica o en papel. Si el especialista, cuyas actividades están relacionadas con los documentos, pregunte: "¿Cuáles son los tipos de nomenclatura de los asuntos", – debe llamar con precisión. El hecho de que estos empleados están obligados a conocer la clasificación para orientar rápidamente a sí mismos en la documentación matriz.

La gama de casos: concepto, tipos, contenido, valor

Antes de describir el orden de la creación, entender la terminología. представляют собой категории разработанных в установленной форме систематизированных перечней наименований комплексов документов, формируемых на предприятии в процессе его деятельности с указанием периодов хранения. Tipos de casos nomenclatura son categorías desarrolladas en la forma prescrita de listas sistemáticas de los nombres de los complejos de los documentos generados por la empresa durante su actividad, indicando los periodos de almacenamiento. Son necesarios para la búsqueda rápida de los actos necesarios. la velocidad de las transacciones dependerá de la gama de calidad. Las listas utilizadas para distribuir y grupo actúa en práctica en la carpeta, los períodos de conservación establecidos indexación seguras. Proporcionan una creación de archivos de referencia y sirven como fuente de la información contable. , как типовая, примерная, индивидуальная. En la práctica, este tipo de nomenclatura utilizada funciona como un individuo típico, a modo de ejemplo. La empresa está obligada a desarrollar de forma independiente una lista teniendo en cuenta las características específicas de sus actividades.

requisitos

, нормативными актами определены правила, применяемые при их составлении. Dada la variedad de tipos de casos, sus características y finalidad, la normativa define las reglas usadas en su compilación. de la siguiente manera durante la formación de las listas:

1. Observar la unidad de enfoques para la contabilidad, describir, organizar, buscar y almacenar documentos.
2. Utilizar la indexación. Proporciona modificaciones, correcciones y adiciones a las secciones pertinentes de las listas.
3. Controlar los índices de estabilidad.

características generales

, указанные выше. Examinemos brevemente el propósito y la gama de tipos de casos mencionados anteriormente. listas individuales se desarrollan para una organización específica. Reflejan la documentación utilizada para sus actividades cotidianas. En la misma industria tienden a involucrar a las empresas que utilizan el mismo tipo de actos. номенклатуры дел. Por su unificación y grupos usando la nomenclatura estándar y sobre los correos Asuntos. Estos últimos tienen una recomendación. дел являются обязательными. Los tipos típicos de los casos nomenclaturas son obligatorios. Se suelen instalar con un índice unificado para las empresas en toda la industria (del sistema). nomenclatura típica y ejemplar compilado organizaciones de padres. Sirven como base para la formación de los listados individuales para negocios específicos. Ellos, a su vez, objeto de acuerdo con las estructuras superiores. находятся в ведении квалифицированных специалистов. Tipos de nomenclatura de los asuntos y su diseño son dirigidos por profesionales cualificados. Ellos se sienten atraídos por el inventario y organización del trabajo con ellos. Formado nomenclatura debe coordinarse con la oficina y archivo de negocios.

factor importante

La nomenclatura de los asuntos debe estar presente en todas las empresas, independientemente de la existencia de una norma o de un inventario. Para la organización se considera óptimo desarrollo del documento consolidado. подразделений. Incluye todo tipo de nomenclatura de los departamentos de asuntos. Una lista consolidada de acordar con el archivo apropiado. Después de su aprobación, el líder en unidades estructurales transfiere secciones de descarga para su uso en su trabajo.

Los detalles de la preparación de

, но и состав, количество документов, используемых на предприятии. Para los empleados, el desarrollo de listas de control, es importante saber no sólo cuáles son los diferentes tipos de nomenclatura de los asuntos, sino también la composición, el número de documentos que se utilizan en la empresa. En sus actividades, los expertos utilizan la posición de la organización, actual y la lista de actos, el personal, las clasificaciones, inventario, archivo de referencia del año pasado y así sucesivamente. El esquema de nomenclatura de clasificación dependerá principalmente de la estructura de la empresa. importancia considerable y funciones que realiza la organización. En este sentido, ya que las categorías de clasificación pueden actuar como divisiones internas, y las tareas de gestión.

tipos de documentos

La gama de casos debe incluir todos los actos que reflejan las actividades de la empresa. Documentos que son utilizados por las asociaciones públicas se incluyen en la lista de organizaciones con las que fueron creadas. En la nomenclatura puede ser negocio presente y sin terminar que venía de terceras empresas para las soluciones, archivo de referencia. No incluido en la lista de publicaciones. Estos incluyen, entre otros, incluyen colecciones de decisiones, boletines, manuales, revistas de referencia, folletos, carteles, etc. No incluya la gama de los alfabetos y otros materiales auxiliares, que no reflejan las direcciones principales de la organización.

El orden general

списка разделов и подразделов классификационной схемы. El texto de la nomenclatura de los casos toma la forma de una lista de secciones y subsecciones del esquema de clasificación. En los documentos cabeceras complejos mismo tiempo especificados. la información necesaria de los documentos están escritos en forma de declaraciones. Posteriormente, se utilizan en la formación del elemento de proyecto. La lista puede aparecer en la forma de una tabla. Por ejemplo:

La nomenclatura de los asuntos en el tipo de escuela correccional 8

Determinar el idioma de los subtítulos

Se lleva a cabo de acuerdo con las reglas establecidas. En particular, deben:

1. En la forma generalizada reflejar con precisión el contenido de la caja, la composición de los documentos que se colocan en ella, la especie y el accesorio funcional.
2. Incluir los elementos de unión dispuestos en una secuencia clara:

• Nombre del tipo o subtipo. Esto puede ser un registro de correspondencia, órdenes, protocolos, y así sucesivamente.
• Nombre de la unidad de organización / estructural. No debe contener información sobre el creador / autor del documento.
• Nombre de la empresa, la cual será dirigida hacia o desde el que se supone que debe llegar actos que se colocan en el caso.
• Breve descripción de los documentos.
• El nombre del territorio, que se asocia con el contenido de los actos.
• Periodo (fecha), a la que los documentos se colocan en el caso. También proporciona información sobre la disponibilidad de copias.

Actúa sobre un tema

En la formulación de los títulos de los casos en los que existen tales documentos, si no implican secuencia de ejecución, la palabra "documentos", y al final (entre paréntesis) indican sus principales tipos. Esto puede ser los informes, planos, etc. La formulación puede ser por ejemplo de la siguiente manera :. "Documentos de seminarios sobre archivos a la empresa (lista de publicaciones recomendadas de enseñanza, listas)."

correspondencia

casos encabezamientos en la que está contenido, incluyen el término apropiado. Después de la palabra "correspondencia" indican, sobre qué tema y de los cuales se llevó a cabo. En el título de los casos en los que hay cartas de corresponsales homogéneos, no se dan sus nombres. En cambio, indican una especie común. El texto, por ejemplo, puede ser la siguiente: "La correspondencia con las ramificaciones en la presentación de informes y la planificación anual de la organización." Si hay letras en diversos corresponsales, que tampoco se enumeran a continuación. En este caso, indique sólo el tema de la comunicación. Por ejemplo: "correspondencia sobre asuntos relacionados con la adaptación del personal." El nombre de un corresponsal específica indica solamente cuando en realidad sólo contienen cartas a él y desde él.

Los documentos relativos a una localidad específica

Si las cosas se forman a partir de tales actos, los títulos son nombres específicos de las unidades administrativo-territoriales correspondientes. Se debe tener en cuenta una serie de matices:

1. Si el contenido del conjunto de documentos que incluye varias áreas homogéneas, sus nombres específicos no se enumeran. En este caso, dado su nombre de modelo global. La frase podría ser: "Los documentos sobre la organización de la interacción de Jefes de Defensa de lucha contra el terrorismo."
2. Si el contenido está relacionado con uno de la unidad administrativa-territorial, su nombre indica en la cabecera.

además

En los casos de titular, que incluirán los documentos de planificación / declaraciones incluyen datos sobre el periodo para el que se componen. Esto puede ser un trimestre o un año, medio año. Los títulos de los casos utilizados para resumir documentos homogéneos, el apellido se indica en plural. Por ejemplo: "Resoluciones sobre la promoción de los empleados de la organización."

la creación de volúmenes

En los casos donde se supone que va a estar formado por varias partes (por ejemplo, con una cantidad significativa de documentación), formulada primero un colector común, y entonces (si es necesario) – el nombre de sus partes. La última función de actualización realizado. Por ejemplo: "Memo para el 2015", "Volumen 1. Nota para la primera mitad de 2015". En el curso de formación y remoción de complejos de cabeceras se pueden especificar los documentos. Al mismo tiempo que se prohibió la inclusión en ellos aerodinámico redacción, no específica. En particular, no se permite el uso de palabras tales como "diferente", "correspondencia general" y así sucesivamente. Se recomienda evitar el uso de giros complicados y palabras introductorias.

racionalización

Se puede hacer de dos maneras:

1. Durante la formación de la nomenclatura de toda la organización a la parte superior de la lista soportar titulares de negocios, incluidos los actos administrativos y de organización. A continuación, en orden de importancia para indicar los nombres de las otras categorías (contractuales, de planificación y presentación de informes, etc.) descendente. Consolidación de los casos en la estructura de particiones, así como la asignación de los apellidos se basará en hechos concretos y funcionales de relación dentro de ellos.
2. En la formación de una lista consolidada de los nombres de las secciones actuará directamente nombres divisiones sobre la base de que está hecho esquemas de clasificación. Los nombres están dispuestos de acuerdo con la dotación de personal.

definición de términos

periodo pre-establecido es necesaria para garantizar la organización de un seguimiento periódico de su aplicación, el ajuste oportuno de los modos de almacenamiento. Por ejemplo, el tiempo puede variar de temporal a permanente, si hay razones para ello. El período prescrito debe estar de acuerdo con el modelo de datos (departamental) la lista de los documentos que se crean durante la operación de la empresa. Si dicha lista no está disponible, utilizar la nomenclatura aproximada / típico. Determinación de los períodos de retención también se puede llevar a cabo en coordinación con las autoridades competentes de los Archivos Federales.

La asignación de índices

Se lleva a cabo para la identificación de funcionamiento y libre de errores de los casos y los documentos incluidos en ellos. Índice representa un símbolo formado con números arábigos. Puede incluir por división de código con la adición de un número de serie de la caja (con un guión). Por ejemplo, el departamento de contabilidad se asigna Código 05. Como documento, la sección de apertura de los defensores de los informes anuales. En consecuencia, la caja que contiene el acto, como parte de la lista consolidada es el índice de 05-01.