La lista de documentos. Formas y reglas de su composición

El término "inventario" es familiar no sólo a los trabajadores de oficina, sino también a especialistas de otros sectores y organizaciones. Él se encuentra a menudo en los periódicos de uso especial, y en los documentos adjuntos.

La organización trabaja en el archivo

Una vez que los documentos serán cumplir su misión principal, se vuelven prácticamente inútiles en este momento. Algunos de ellos son destruidos, y el resto son enviados a una zona especial, que se llaman archivos. Aquí se procesan documentos, sistematizadas y determinados de antemano en el almacenamiento reservado para esta sala. Esta etapa se considera el último en el papeleo. Todos los paquetes en tiempo de conservación, y deben incluir la lista de los documentos por separado para el almacenamiento temporal y permanente, así como los casos en el personal. Cada empresa (organización) al final del año recoge documentos oficiales para la transferencia al archivo. Estas cuestiones se dedican por lo general archiveros. Si, sin embargo, la dotación de personal empresa no cuenta con una unidad de este tipo, el trabajo es realizado por especialistas en recursos humanos bajo la guía de los empleados de archivo. Constituyen el inventario de los valores transmitidos por los departamentos individuales, sobre la base de que está formada por una lista resumida de los documentos en toda la empresa.

Un conjunto de documentos para trabajar

A veces, un ciudadano tema en particular u organización deberán presentar no uno, sino varios documentos oficiales. Tomemos, por ejemplo, una situación en la que para la construcción de una competición entre las partes sobre el derecho a entrar en contrato. Cada solicitante debe proporcionar a la Comisión los documentos de diversos tipos, oferta, permitiendo que el papel para llevar a cabo las actividades de construcción, constituyente y otros documentos. Todo esto va en un solo paquete y se refirió a los miembros del comité. Dentro de ella tiene que ser un inventario de los documentos, que enumera todo lo que se dirige en nombre de una organización en particular. Este tipo de lista o registro. Tal papel típicamente se compone de un cierto patrón. Todo muy sencillo. En la parte superior de la hoja en el medio que está escrito el nombre de la "lista de documentos". Justo debajo explica dónde y por qué organización que han proporcionado. A continuación hay una tabla que consta de cuatro columnas:

1. el número de orden.
2. Nombre del documento.
3. Páginas del documento y S__ po__.
4. Número de páginas del documento

Se termina con una tabla resumen de la línea, que indica el número total de páginas en el conjunto de transmisión. Esto evita la posible pérdida o sustitución de valores previstas para su consideración.

Ministro hacer

Con registro adecuado de mantenimiento de todos los documentos de la empresa al final del año y procesada se agrupan en acción. Componentes fabricados de acuerdo con la nomenclatura aprobada, así como las normas generalmente aceptadas:

1. Los documentos se generan en un año calendario. Como una excepción en el caso de los documentos oficiales de carácter progresivo se pueden combinar en la documentación de servicio uno de los casos durante varios años.
2. La colocación de valores se realiza de arriba hacia abajo.
3. Todas las hojas se numeran necesariamente. Esto es para asegurar la integridad de los datos durante el almacenamiento. La numeración debe ser hecha en el lápiz en la esquina superior derecha.
4. Si es necesario, constituye un inventario interno de los documentos firmados por el experto, lo cual fue.
5. Papel cosido.
6. Dibujado hoja de testigo.
7. Para cada caso de la cubierta se hace de patrón estándar. Además, contendrá el nombre completo de la empresa y una unidad particular. El siguiente es un código digital especial correspondiente a la nomenclatura. Después de que indique la fecha y el fin de la institución del caso. Y en la parte inferior etiquetada vida útil.

envío

Cuando el envío de algunos paquetes, paquetes o cartas de valor con el contenido enviado a los documentos de inventario. Forma que se puede tomar en cualquier oficina de correos. Se ejecuta bajo el número del formulario 107 y es un tipo de documento, que contiene información detallada sobre el número y el contenido de valor. El precio de emisión del propio emisor decide. Si se encuentra con que un documento era de poco valor, la columna correspondiente de la forma de poner un guión. Inventario incrustado en un sobre o paquete directamente a la oficina de correos. departamento Trabajador comprueba la exactitud de registro y forma asegurada un sello. Inventario de ser puesto en duplicado. Enviado junto con los documentos y otras estancias necesarios con el propietario de las parcelas. Esto se hace para asegurar que en caso de una situación de conflicto ha sido capaz de confirmar cada unidad de inversión. Después de eso, el sobre (parcela o paquete) se sella, y se envía al destino.