La carta de la administración (muestra)

La carta de la gerencia – un documento que es una parte integral de la comunicación empresarial. Muy a menudo se transmite por correo y sirve el intercambio de información de una manera especial.

conceptos básicos

Se necesita la correspondencia comercial para hacer frente a diversas cuestiones económicas y de producción. Con su ayuda las empresas y organizaciones se comunican con el ambiente externo: socios, clientes o agencias gubernamentales. Por lo general se utiliza para esta carta a la administración.

Se conoce generalmente como un documento escrito, que puede ser:

• respuesta a los mensajes o peticiones recibidas anteriormente;
• documento de acompañamiento guiado enviado junto con otros instrumentos o materiales;
• carta de iniciativa en el caso en que el otro modo de comunicación no es posible.

Cada una de estas opciones tiene sus propias características. Sin embargo, existen normas comunes, según el cual por lo general se hace ninguna carta oficial. Esto es comprensible, ya que es una correspondencia de negocios, por ejemplo, a menudo comienza la conclusión de la mayoría de las transacciones. Un documento bien formado puede crear en el destino de una impresión favorable en los futuros socios potenciales.

Tipos de cartas comerciales

En función de la información que contiene la carta oficial, que puede ser:

1. Cubriendo. En el caso de que contiene el mensaje de que a él no hay un conjunto de aplicaciones.
2. Reclamaciones. Es decir, que expresa su descontento con una situación particular (reivindicación).
3. Orientación. ciertas indicaciones se dan en el texto.
4. Garantía. El remitente confirma el cumplimiento de las futuras obligaciones establecidas en el documento.
5. Información. La carta contiene información que pueda ser de interés para el destinatario.
6. Publicidad. Se proporciona información para atraer a la cooperación.
7. Carta de notificación. Para obtener información acerca de los eventos públicos.
8. Carta de confirmación. Se toma nota del hecho de conseguir unos u otros documentos o materiales.
9. Carta de solicitud. El texto contiene un llamamiento a los incentivos del receptor a la acción.
10. Letra del mensaje. Proporciona la información específica remitente de interés mutuo para las partes.

El propósito de estos documentos es el enlace entre las organizaciones o departamentos.

Compilación de la carta de reclamo

En materia de cooperación a veces hay situaciones en las que una de las partes, por las razones que sean, no cumple con sus obligaciones. En este caso, el primer socio envía una carta a su homólogo. En él, se suele presentar sus propuestas para la eliminación de las violaciónes de sus derechos legales. Esta es la carta oficial. Una muestra de un documento de este tipo, se pueden crear de forma arbitraria. En este caso, los siguientes puntos deben ser considerados:

1. El estilo de escritura debe ser la comisión de servicio con la instalación de la asociación.
2. El fondo de la demanda va a ser expresado con mucha claridad.
3. Durante la presentación de la información necesaria para operar de manera convincente hechos concretos.

En la carta de queja debe contener:

• los detalles del remitente (nombre, dirección y números de teléfono de retorno);
• información completa sobre el destino;
• descripción de las circunstancias en las que había una situación de conflicto;
• una referencia a las normas legales, que a su vez se rompió la contraparte;
• requisitos específicos para eliminar la violación, lo que indica el momento de su aplicación;
• consecuencias que pueden ocurrir si la parte contraria se apartan de su ejecución.

Particular, se debe prestar atención a la forma en que el servicio se compone letra. La muestra debe ser desarrollado de manera que el delincuente no percibió como una amenaza. Hay que recordar que esto es sólo un recordatorio de exigir el cumplimiento de la ley.

reglas de diseño

Particular, se debe prestar atención al diseño de las letras de gestión. Sin embargo, la ley no prevé que las normas y regulaciones estrictas.

A pesar de esto, los siguientes puntos deben ser considerados obligatorios en la preparación de estos documentos:

1. Cualquier carta oficial debe ser escrito en el formulario. Está siendo desarrollado por expertos con antelación en la oficina y aprobado por una orden del director.

2. El documento debe contener ciertos detalles:

2.1. Información sobre el destinatario y el remitente.

2.2. Número de referencia y fecha de esta carta. Es necesario para el registro.

2.3. Enlace a la información similar acerca de la carta-petición, si el documento es una respuesta a la misma.

2.4. Título.

2.5. Información sobre la presencia de todas las aplicaciones con sus nombres y números.

2.6. Información sobre la persona que firma el documento (posición y nombre).

3. En una carta para ser leído en una sola pregunta. Tener múltiples complican la elección del artista.

4. La información que deberá introducirse muy brevemente, pero está claro. Es deseable que el texto no más de dos páginas de toma.

5. El derecho a especificar los detalles del beneficiario. Si estamos hablando de la organización, debe cumplir con la siguiente secuencia:

5.1. Nombre de la empresa (en el caso nominativo).

5.2. La unidad estructural (si es necesario).

5.3. destino de posición (en el dativo).

5.4. Sus iniciales.

5.5. La dirección postal de la empresa.

6. Si varios destinatarios, primero debe especificar el principal, y luego todos los demás.

Teniendo en cuenta todos estos factores, el diseño de las letras de gestión, en principio, no será difícil.

El orden de presentación

Para que el documento ha sido compilado correctamente, debe tener en cuenta el orden específico de presentación de la información en ella. Por ejemplo, podemos considerar la opción de cómo escribir una carta oficial de la respuesta. En primer lugar hay que recordar que, de acuerdo con las reglas de etiqueta, es necesario responder a la información de los pocos días de su recepción. Si estamos hablando del mensaje de correo electrónico, el tiempo óptimo no es más de dos horas. En el caso de que se adhieran a estas normas no es posible, es mejor enviar un mensaje a la pareja.

La carta en sí, de hecho, constará de dos partes:

1. Introducción. El remitente establece el tema, la causa y el fundamento de su escritura. Se puede hacer referencia a los reglamentos, que por ley son la base para proporcionar una respuesta. Además, se debe prestar atención a algunos puntos relativos a esta situación. Ellos le ayudarán a revelar la esencia de la cuestión.
2. Resumen. Esta parte se pretende exponer y convincente. El texto debe ser conciso, claro y conciso, y expondrá los hechos – probada y objetiva. Si es necesario, pueden ser confirmadas por las cifras reales.

Después de un texto, es generalmente seguido por una lista de aplicaciones. Termina un documento firmado por el remitente. Además, es necesario saber cómo escribir una carta oficial, con el fin de no ofender al destinatario. En primer lugar, la referencia a que es conveniente comenzar con la frase "estimado". En segundo lugar, puede utilizar las frases de texto participio verbal como "habiendo examinado cuidadosamente su propuesta," o "para probar a fondo sus comentarios." Tal adhesión a la etiqueta sólo beneficiará a ambas partes.

Procedimiento acción

Redacción de cartas oficiales es responsabilidad de oficinistas, secretarios u otros empleados que están asignados estas funciones. Ser aceptado por el trabajo que tienen que adherirse a las acciones en su secuencia. El proceso de tal documento pasa generalmente a través de los siguientes pasos:

1. Un examen cuidadoso de las circunstancias del asunto. Debe controlar completamente la situación a fin de evaluar sus posibles soluciones.
2. Elaboración del borrador de la carta. Es necesario tener en cuenta todos los requisitos establecidos anteriormente.
3. Armonización del texto preparado. A veces es necesario modificar la luz de las observaciones de la cabeza. Él puede hacer algunas aclaraciones o explicaciones sobre el tema.
4. La aprobación de su supervisor.
5. La finalización y la firma del documento.
6. cartas de registro.
7. El envío de correo al destinatario.

Sólo después de pasar por todas estas etapas, la carta llegó al receptor, será capaz de cumplir su misión.

reglamentos obligatorios

Para colocar una carta oficial, se debe tener en cuenta que la primera página del impreso necesariamente en un formulario especial. Por lo demás, se puede usar sábanas limpias regulares de A4. Aquí hay que recordar que el campo de texto muy tiene sus límites: superior e inferior son de 2 cm, izquierda – derecha, 3,5 cm – 1 cm. No es necesario romper el tamaño estándar para ajustar la información en una sola página. Es mejor observar todas las reglas y simplemente añadir una página adicional.

Escriba el texto también debe estar de acuerdo con las normas:

1. Para imprimir, use el tipo de letra estándar Times New Roman. Otras opciones mejor no se aplican.

2. Los tamaños de fuente también regulados:

• para el texto principal – 14;
• páginas de alineación, y una marca de la actuación – 12.

3. Colocación de los detalles también realizados de acuerdo con las reglas:

• espaciado entre las líneas – 1;
• alineación del texto se hace por "anchura";
• transferencias se colocan automáticamente;
• la distancia desde la cabecera para el número de serie es 2 espaciado de línea, y de ella al texto principal – 3.

El cumplimiento de estas normas es obligatorio para la correcta ejecución de las letras correspondientes al destino.

detalles de la ubicación

Con el fin de elaborar una carta de negocios estándar, lo que necesita saber exactamente dónde deben ser colocados, sus detalles y componentes. Las respuestas a estas preguntas contiene una GOST R 6,30 a 2.003. Se describe en detalle la forma de cartas oficiales. De hecho, se trata de una muestra en la que la totalidad de todos los detalles del documento se encuentra en una forma determinada. Es necesaria para:

1. Para unificar el proceso de letras (de negocios) de la oficina de registro auto.
2. Será capaz de avanzar centralmente los formularios tipo, lo que reduce la necesidad de realizar el trabajo de forma manual.
3. Facilitar y reducir el tiempo de recuperación de la información visual.
4. Ampliar las capacidades de procesamiento de cartas con la ayuda de ordenadores y otros equipos.

Así, por carta comercial convencional utiliza 30 datos estándar, que se encuentran en áreas obligatorias once:

• logotipo y emblema;
• autor;
• datos iniciales;
• cabecera;
• aprobación;
• destinatario;
• resolución;
• texto;
• firmas y aplicaciones;
• la coordinación y la garantía;
• Marks.

Introducir información en ciertos sectores permite a los profesionales a navegar mejor en el documento, y los usuarios comunes facilita el proceso de su preparación.

requisitos básicos

Algunos líderes creen erróneamente que la correspondencia comercial puede ser llevada a cabo de manera arbitraria sin seguir las normas y reglamentos. Pero los expertos que se encargan de ello, debe conocer los requisitos básicos para el oficio:

1. La presencia de forma especial (corporativa).
2. El uso adecuado y los detalles de colocación.
3. El texto debe ser legible y bien editado. Para explicar la esencia de la cuestión es mejor dar preferencia a las propuestas comunes simples. Es necesario hablar brevemente a cada palabra lleva a un máximo de información.
4. Dependiendo del tipo, el documento debe ser emitido en consecuencia. La carta también puede contener varios aspectos. En este caso, la exposición es necesario tratar de combinarlos.
5. El uso adecuado de las normas establecidas para la tipificación.
6. Tratar de llegar al contenido de la carta no fue expresiones categóricas. El destinatario puede interpretar la frase como una amenaza. En el diseño de propuestas de utilizar mejor las palabras introductorias como "aparentemente", "como usted sabe", "posible" y "cómo".

Estos requisitos son, en la práctica ayuda a mantener la gestión de documentos en la empresa.