Flujo de trabajo en la empresa. Documento del Programa de gestión y mantenimiento de registros

La automatización de la circulación de documentos es una medida a la que casi todas las empresas modernas recurren. Incluso las pequeñas empresas trabajan con una masa de varios documentos, incluyendo cartas, presupuestos, facturas, contratos y todo tipo de requisitos. Por esta razón, prácticamente toda organización moderna intenta utilizar una medida como la automatización de la circulación de documentos, que asegura la integridad y seguridad de los datos, la conveniencia de buscar y almacenar información diversa, así como la máxima optimización del tiempo necesario para su armonización.

¿Por qué es necesario?

Prácticamente en cualquier empresa, los empleados pasan mucho tiempo buscando la información que necesitan, y las estadísticas hablan con elocuencia de que se necesita alrededor de la mitad del tiempo para hacerlo. También sucede que usted tiene que reconstruir de nuevo en vez de volver a aplicar algunos documentos que existen "en alguna parte." La norma general es la situación en la que el texto fuente de cualquier contrato es con un abogado en el ordenador y las anotaciones contables para los valores que acompañan la ejecución de los contratos se realizan en el sistema contable, las cuentas y los certificados se mantienen en papel en papel y la correspondencia contractual Las obras están en los buzones de los empleados. Dicha "dispersión" de información es extremadamente perjudicial para la seguridad, la integridad y la coherencia, es en tales situaciones que la automatización del flujo de trabajo se hace urgente.

Debido a la introducción de sistemas de información especializados, la mayoría de los problemas se resuelven. Por ejemplo, algunos sistemas presupuestarios ofrecen la oportunidad de crear un sistema de presupuestos interrelacionados con la posterior formación y almacenamiento de diferentes versiones de dichos documentos, así como de indicar sus estados. Por lo tanto, el problema de la circulación de documentos presupuestarios se resuelve parcialmente mediante el uso de tales sistemas.

Sin embargo, no olvide que las bases presupuestarias modernas, así como los sistemas de contabilidad y ERP, en la mayoría de los casos funcionan con información estructurada, es decir, datos que se pueden crear y almacenar en forma de tabla. Según la mayoría de los expertos, sólo se da el 20% del total de datos de cualquier empresa moderna de información estructurada, mientras que el resto incluye correspondencia electrónica, textos de documentos, protocolos de negociaciones y reuniones, imágenes, etc. Muy a menudo, sin realizar un estudio de la información no estructurada, simplemente no hay manera de hacer una evaluación normal del contexto, en el que ya existe una estructurada. El almacenamiento, la recopilación y el posterior procesamiento de dichos datos se garantizan mediante la utilización de medidas tales como la automatización del flujo de trabajo o los sistemas de gestión del contenido informativo de la empresa.

¿Qué es?

Con la ayuda del sistema electrónico de gestión de documentos, se garantiza que cualquier interacción entre los empleados de una organización se organice sobre la base de los documentos proporcionados. Una vez más, en 1C, la gestión documental prevé la creación de documentos, la posibilidad de moverlos alrededor de la organización, y también mantiene el control sobre la ejecución de documentos y procesos descritos con su ayuda. Por lo tanto, la gestión de documentos electrónicos ofrece a la empresa un gran número de ventajas, traduciendo su trabajo a un nivel prácticamente nuevo.

Cada documento separado en un sistema electrónico de este tipo se distingue por la presencia de todo un conjunto de requisitos que la caracterizan inequívocamente (a menudo se llama tales tarjetas por tarjetas). La tarjeta puede contener una variedad de información, incluyendo el tipo de documento, la fecha de formación y cambios, el nombre del autor, así como el lugar de almacenamiento y mucho más. En el futuro, el sistema de gestión de documentos proporcionará almacenamiento y recuperación de la documentación requerida de acuerdo con los requisitos especificados en esta tarjeta.

Funciones

La gestión electrónica de documentos proporciona a las organizaciones no sólo muchas ventajas, sino que también abre muchas nuevas oportunidades, lo que también es importante.

Gestión centralizada

Independientemente de cuán grande sea una empresa en particular, el sistema de gestión de documentos le permite cambiar rápidamente las formas de documentos que circulan en ella. Por ejemplo, para cambiar la forma de una aplicación para cualquier gasto en diferentes centros de responsabilidad, basta con hacer ciertas correcciones a la plantilla de la aplicación que ya está almacenada en el sistema. Después de eso, los empleados que llenen dichas aplicaciones ya no podrán utilizar la documentación del formulario obsoleto, ya que la aplicación se completa y se transmite a través de este sistema.

Soporte del ciclo de vida de la documentación

Cada documento que será entregado y procesado en cualquier empresa, necesariamente pasa varias etapas establecidas. Por ejemplo, si se trata de un presupuesto corporativo, primero debe ser redactado, y luego aprobado e implementado en un momento determinado. Después de eso, varios indicadores reales y planificados de este presupuesto se analizan cuidadosamente y se envían al archivo. En el apartado 1C, la circulación de documentos prevé un estricto control del ciclo de vida de la documentación, teniendo en cuenta los requisitos básicos del entorno empresarial, así como las diversas normas legales y estándares de la industria de la empresa.

Trabajo en equipo

El sistema electrónico de gestión de documentos facilita mucho la organización del trabajo en equipo de los documentos, y puede involucrar a especialistas que están en diferentes oficinas o incluso en diferentes ciudades.

El sistema almacena un número suficientemente grande de versiones de un documento y, además de la edición directa, permite anotar los datos, es decir, agregarle ciertos comentarios y notas sin afectar la información básica que debe transmitir.

Confidencialidad

Una característica bastante importante de tales sistemas es que en el mismo IC la circulación de documentos puede ser firmada a través de una firma electrónica especial con cifrado subsiguiente. Gracias a esto, si es necesario, no sólo puede confirmar la autenticidad de esta o aquella información, sino también determinar de manera exclusiva al autor, así como lograr la máxima seguridad efectiva de almacenamiento de varios datos.

Enrutamiento

Si el sistema de gestión de documentos electrónicos no está disponible, entonces en ese caso el empleado que participa en la creación de ciertos valores debe necesariamente entender quién está mejor colocado para transferir estos documentos. La gestión electrónica de documentos en la empresa le permite transferir automáticamente los datos a la persona adecuada.

Enrutamiento en sí es libre y difícil. Free permite la posibilidad de enviar documentos a cualquier destinatario, dependiendo de la necesidad, mientras que el duro proporciona la regulación más precisa, pero en casos especiales, la acción de los documentos instalados en el sistema de normas de tráfico puede ser ligeramente suspendido (por ejemplo, si necesita enviar los borradores para una revisión A algún especialista externo).

Control de acceso

Hay varias opciones de cómo diferenciar las competencias de los diversos empleados de la empresa en términos de gestión de documentos. Por lo tanto, las herramientas modernas de automatización de flujo de trabajo le permiten dar a una persona un control total sobre los datos, limitar la capacidad de editar o incluso permitir sólo ver o anotar algunos archivos. Esto simplifica enormemente el trabajo con varios datos, y lo que es más importante, se vuelve mucho más seguro.

Integración

Para garantizar la máxima integridad de la información que circula dentro de una determinada empresa, la gestión electrónica de documentos en la empresa proporciona la integración del sistema establecido con otros – financieros, de producción, analíticos, etc. Debido a estas posibilidades de integración, los modernos sistemas de gestión de documentos suelen utilizarse como un tipo de enlace entre varios tipos de software.

Los documentos de todos los sistemas conectados lógicamente con esta información se denominan generalmente contexto. Puede incluir el contenido de papel o correspondencia electrónica, faxes, documentos de pago, actas de eventos, grabaciones de vídeo o audio y muchas otras informaciones. El contexto del documento se puede agregar manualmente o completamente automatizar este proceso dependiendo de las preferencias y necesidades del manual.

Por ejemplo, el sistema moderno de automatización de la gestión de documentos en el proceso de formación y los cambios posteriores en los presupuestos permite utilizar una cantidad de otra información contextual:

• Todos los tipos de investigación de mercado del mercado, incluyendo no sólo los propios, sino también los que se obtuvieron de fuentes externas;
• Varios contratos con contrapartes (compradores o proveedores);
• Documentación especial de referencia y normativa;
• Documentación adicional que refleje limitaciones o supuestos (por ejemplo, inflación, tipos de cambio y otros datos);
• Actas de las reuniones celebradas para discutir cualquier versión del presupuesto, así como incluir todo tipo de comentarios de trabajo y comentarios de los participantes en el proceso (a menudo estos documentos son enviados por correo electrónico a todos los empleados y almacenados por separado de los archivos con información presupuestaria).

El usuario que trabaja con el presupuesto, en cualquier momento, si es necesario, puede mirar a través de cualquiera de los documentos anteriores, ya que las modernas tecnologías de automatización de flujo de trabajo le permiten hacer esto sin ninguna búsqueda prolongada.

¿Qué sistemas utilizamos?

Una de las soluciones de software más comunes que se pueden encontrar en las empresas rusas es la combinación de utilidades de Microsoft Outlook junto con Microsoft Exchange Server. La primera aplicación se instala básicamente en casi todas las computadoras, mientras que Exchange Server se utiliza a menudo para ser utilizado como un servidor de correo electrónico completo. A pesar de que en las empresas donde la implementación de la circulación electrónica de documentos se ha llevado a cabo durante un tiempo relativamente largo, estos programas se utilizan sólo como una plataforma para trabajar con correo electrónico, después de algunos ajustes centralizados, incluso este software puede ser utilizado como un medio bastante funcional de automatizar flujo de trabajo para casi cualquier organización .

Por el momento, el mercado ruso está repleto de decenas de sistemas diferentes, a través de los cuales se garantiza la automatización de la gestión documental, y este apoyo no sólo es ofrecido por desarrolladores occidentales sino también nacionales. Incluso Microsoft, además de los programas anteriores, ofrece más herramientas como Content Management Server o SharePoint Portal Server.

El más potente entre todos los sistemas existentes se considera Documentum, pero básicamente sólo las grandes empresas utilizan tal proceso de automatización. La circulación de documentos de algunas empresas se automatiza debido al paquete de software Lotus Notes, pero muchos lo llaman una especie de "diseñador para programadores", ya que es muy difícil crear un sistema completo basado en su base.

¿Cuáles son las diferencias entre los sistemas rusos y occidentales?

Si hablamos de las principales diferencias entre las utilidades nacionales y extranjeras, consisten en la escalabilidad disponible. Por ejemplo, si los sistemas de desarrolladores occidentales pueden funcionar en prácticamente cualquier sistema operativo, los domésticos se desarrollan principalmente para sólo uno de ellos y, naturalmente, que a menudo es Windows. Los sistemas occidentales están configurados para utilizar cualquier DBMS. Estas limitaciones de los sistemas rusos pueden complicar enormemente la posibilidad de construir soluciones integradas entre plataformas.

En lo que se refiere a la funcionalidad, la principal diferencia reside en que en Occidente la automatización de la producción de documentos y la circulación de documentos se lleva a cabo mediante varios programas que pueden ser producidos bajo una única marca, pero al mismo tiempo con fines diferentes. Por ejemplo, Documentum ofrece varios productos independientes que se utilizan para la automatización completa, así como la integración con sistemas ERP, soporte para diseño y flujo de trabajo, etc. La mayoría del software desarrollado en Rusia tiene como objetivo resolver un problema específico.

También vale la pena señalar que la principal diferencia reside en el enfoque de ambas partes a lo que es el sistema de automatización de flujo de trabajo. Los sistemas occidentales están dirigidos a asegurar la automatización completa y el soporte posterior de varios procesos de negocio de extremo a extremo que ocurren dentro de la organización, mientras que la mayoría de los programas domésticos automatizan solamente ciertas funciones.

El costo de los sistemas occidentales oscila entre $ 400 y $ 1,000 por cada lugar de trabajo, sin incluir los costos de implementación, los programas y el equipo que se requieren para asegurar un flujo de trabajo electrónico normal. La implementación a menudo cuesta aproximadamente la mitad del costo habitual de las licencias, ya que la mayoría de los programas de automatización de flujo de trabajo se implementan con diferentes partes, pero en algunas situaciones el precio es un orden de magnitud mayor. Uno de los más difíciles es siempre el proyecto de automatización de la documentación financiera, ya que para estos proyectos el precio de implementación es aproximadamente 2-3 veces mayor que el costo de las licencias.

Los programas domésticos se venden a un precio de $ 200-600 para cada lugar de trabajo, y además de esto, el costo de programas adicionales y diversos equipos se tiene en cuenta. En última instancia, el cálculo del coste comparativo se realiza de la misma manera que en los sistemas occidentales.

Funciones

En la mayoría de los casos predominantes, los procesos relacionados con la armonización de documentos, por ejemplo, el proceso de compilación inicial y la implementación de presupuestos, son prioridades para la automatización. Sin embargo, muchos equipos ahora utilizan la automatización de oficinas y la gestión de documentos, es decir, con los procedimientos para registrar documentación saliente y entrante.

La introducción del sistema electrónico no difiere en principio de la implementación de otros sistemas automatizados, por lo que sólo vale la pena destacar las características distintivas de este proyecto.

Creación de almacenamiento corporativo

La introducción de un sistema de automatización de gestión de documentos en cualquier caso prevé la creación de un repositorio corporativo en el que se almacenará toda la documentación. La estructura lógica de dicho repositorio, el desarrollo y la implementación de la política de seguridad, así como la jerarquía del almacenamiento de documentos, requieren el máximo cuidado y deben llevarse a cabo en una fase temprana del proyecto.

Debe tenerse en cuenta que la función de almacenamiento puede ser desplegado en el inicio del diseño, por lo que en una primera etapa se puede hacer para mover todos los documentos de los lugares de almacenamiento actuales en un único repositorio corporativo. Como resultado, los usuarios pueden familiarizarse con cualquiera de las principales funciones del sistema, y al mismo tiempo dominar y su aplicación. Acelerar la adaptación de los empleados para implementar sistemas pueden ser a través del uso de las funciones de servicio tales como alertas sobre los cambios en la documentación, la aparición de nuevos documentos, etc.

Por lo tanto, el flujo de trabajo necesario para cualquier empresa moderna que busca desarrollar y mejorar sus operaciones.