Documentos de antecedentes en el trabajo de oficina de las empresas. Su propósito y función

Documentos de referencia son un componente esencial de la oficina moderna. Que a menudo se reponen las instituciones y empresas correspondencia cualquier forma de propiedad.

Valor y, especialmente,

Documentos de referencia desempeñan principalmente un papel mediador de apoyo en relación con otros valores de la política de personal. Ellos no son vinculantes y no contienen instrucciones, pero sólo proporcionan información sobre el estado real de las cosas en la empresa, de acuerdo con los datos que sirven de base para la toma de decisiones y órdenes administrativas. Documentos de referencia tienen la particularidad de que es su enfoque en el sistema de control de abajo hacia arriba, es decir, por un experto en el jefe del departamento, desde la cabeza hasta el director adjunto o directamente al Director General. Pero hay excepciones, por ejemplo, la correspondencia (carta oficial, telegrama, correo electrónico, etc.) se utiliza para el desarrollo de las comunicaciones entre los empleados con las mismas responsabilidades de trabajo.

La clasificación por tipo

Documentos de antecedentes tienen muchas variedades, que incluyen: Ayuda y memorandos, informes, declaraciones y comentarios, notas explicativas y las cartas, telegramas y mensajes telefónicos. Su objetivo puede ser tanto internos como externos. Por lo tanto:

• Documentación de ayuda incluye documentos que tienen carácter individual, las cuales son emitidas por la consulta ad hoc y sólo se refieren a un empleado;

• intervalos de informes y de referencia determinados por el receptor particular y la presencia de algunas formas típicas, la periodicidad puede ser trimestral, anual, semanal;

• analítico emitido en forma de una única (una sola vez) y periódica (regular) solicita un carácter consolidado sirve para generalizar a recoger información.

unificación de los documentos

La composición, la estructura y procedimiento de procesamiento de la información de flujo de trabajo se determina individualmente para cada planta en la política de personal regulaciones. Pero es obligatoria para traer todos los documentos a una cierta uniformidad en la composición y la forma. Unificación de documentos – es establecer una uniformidad óptima del formato, ajuste y los detalles de fijación. documentos de negocio estandarizados son creados de acuerdo con las mismas normas y reglamentos, que contienen toda la información necesaria para tomar decisiones. Documentos de antecedentes no son una excepción y también están sujetos a la normalización. La realización de la unificación es necesaria con el fin de simplificar y mejorar la calidad de los documentos, la racionalización del proceso de búsqueda, la preparación y la ejecución, la tipificación de las formas, lo que reduce la complejidad de procesamiento y producción de métodos avanzados, así como para reducir la lista utilizada. Orientación sobre la organización y el control de la unificación reservado para la organización matriz de la coordinación y gestión de la RDC y OKTEI.