a los requisitos de espacio de archivo. Las reglas básicas de las organizaciones de Archivos

El archivo puede estar en la forma de una unidad de construcción separada de una organización o sea una parte integral de la vida de oficina. Esto depende del volumen de un documento existente.

Cómo organizarla

La creación de un archivo de cualquier empresa u organización requiere un conjunto de medidas específicas:

1. Es necesario seleccionar el espacio de almacenamiento adecuado para el almacenamiento de documentos y equiparla adecuadamente.
2. Se debe tener cuidado para crear condiciones que cumplan con la norma.
3. Es necesario equiparlo con el punto de vista técnico – para comprar e instalar el equipo necesario para el archivo.
4. El repositorio está obligado a ser organizada procedimiento para la organización del archivo de todos los documentos necesarios.
5. Debe ser desarrollado y aprobado por el marco regulador de la unidad.

La implementación de estas medidas garantiza la seguridad de los documentos de archivo y mantenerlos en el estado requerido.

Que es el archivero

Y cuáles son los requisitos para los trabajadores que se dedican a la organización del archivo y posterior almacenamiento de los documentos? Pueden ser combinados posiciones y su cuidador, por ejemplo, una secretaria o recepcionista?

Archivista – un especialista cuya tarea es organizar actividades de archivo. Para la seguridad de los documentos confiados a él, éste lleva toda la responsabilidad. Su trabajo no es posible sin pasar a una instrucción específica o incluso (si es necesario) de prácticas en la institución de los Archivos del Estado.

Sus funciones pueden ser transferidos a otro empleado que trabaja a tiempo parcial. Típicamente, las responsabilidades archivista se asignan al trabajador individual en el caso donde la cantidad depositada con la documentación es suficientemente grande. En las grandes organizaciones, la dotación de personal un post aparte para este propósito. En este caso, sin embargo, se compone generalmente de una descripción del trabajo que especifica los tipos de trabajo encomendado al archivero, así como sus derechos y obligaciones.

Lo más importante – el procedimiento

Casos transmitidos al organización del archivo de acuerdo a gráficos desarrollados especialmente. Su dibujo tiene que ser acordado con los responsables de cada uno de los departamentos, que transmitirá los documentos y aprobados por el archivero. Dado que los documentos de trabajo en el archivo no sólo se almacenan, pero también se utiliza de vez en cuando, los estatutos de su problema (si es aplicable) presentado solicitudes en su organización, así como las partes interesadas externas.

La entrega de los documentos que se celebra en ciertos libros de registro. existen requerimientos, órdenes, actúa sobre la transferencia de casos a la utilización temporal de los procedimientos de terceros para el proceso de registro (entre otros Estos pueden incluir la oficina del fiscal y judicial). documentos emitidos hasta por un mes de sus propios empleados, y hasta tres meses – los representantes de las estructuras del partido.

Las reglas básicas de las organizaciones de Archivos

Hechos de archivo, así como cualquier unidad estructural sobre la base de disposiciones especiales, aprobados por la dirección. Los empleados de la misma en su trabajo adhieren a sus propias descripciones de trabajo. Las disposiciones adoptadas por la empresa, se establecen las reglas básicas de los archivos (el estado de la medida funcional de los derechos y responsabilidades y la composición de la documentación requerida). Por sus funciones básicas incluyen:

1. Complementar el archivo de documentos, cuya composición aparece en una sección separada del Reglamento.
2. Mantenga un registro de los materiales y mantenerlos seguros.
3. Para el desarrollo de los documentos disponibles para encontrar ayuda.
4. Le permite utilizar el procedimiento almacenado en el material de archivo.

Si su organización tiene documentos que pueden ser relevantes para el fondo del archivo de la Federación Rusa, a continuación, preparar y presentar para el almacenamiento permanente en el estado de almacenamiento es uno de los problemas externos de la unidad estructural.

su funcionalidad

función de archivo derivar sistemáticamente de sus tareas. Los principales son los siguientes:

1. Mantener listas de sus propias fuentes de adquisición, es decir, organizaciones o unidades de negocio.
2. Toma de los de una manera ordenada los documentos para su custodia.
3. Tener en cuenta los materiales y garantizar su seguridad completa.
4. Formar y mantener un sistema de ayuda en línea, en relación con los documentos de archivo.
5. Conducta de información de gestión de servicios y todas las unidades estructurales de la organización.
6. Organizar la expedición y utilización de la documentación de acuerdo con las necesidades de los individuos y otras organizaciones, para considerar y analizar el proceso de uso.
7. Preparar los estados y las respuestas oficiales a los ciudadanos solicita la naturaleza social y legal.
8. Llevar a cabo actividades en el examen del valor de un documento, organizar, transferencia de procedimientos con vistas a su almacenamiento permanente en el archivo municipal o estatal (en el caso en que la organización es una de las fuentes anteriores de adquisición de archivos).
9. Comprobar la exactitud de los archivos de formación y de archivo en la adquisición de las fuentes – tanto en sus propias unidades estructurales y otras organizaciones.
10. Para organizar el trabajo en mantener la nomenclatura empresa.
11. Proporcionar asistencia práctica y metodológica con la documentación de cada subdivisión estructural.
12. Participar en el desarrollo de los archivos y registros.
13. Para participar en los eventos que se realizan con el propósito de capacitar a los archiveros y los empleados en puestos relacionados con la gestión de documentos.

Dónde colocarlo

Consideremos ahora lo que está ahí para los requisitos de espacio de archivo. El más importante de lo que debe considerarse, – para colocarlo en cualquier caso, no se permite en los edificios de los antiguos edificios de carácter de los edificios de madera, que puede ser cruda, no sólo la habitación principal, pero áticos con sótanos, así como en edificios, tienen calefacción estufa.

Si la misma estructura que en su conjunto está adaptado para el almacenamiento de documentos en papel, a continuación, un archivo significa necesariamente una habitación aislada.

Si su organización en un futuro próximo planea establecer su propio archivo, aquí se tiene la oportunidad de familiarizarse con la lista de requisitos que deben ser considerados en el proceso de preparación. Así que, ¿cuáles son los principales requisitos a la sala de archivos, cuya misión – para almacenar cuidadosamente y con seguridad toda la documentación necesaria?

La lista de lo que se requiere para poner a disposición

1. Archivo.
2. La habitación está diseñada para la recepción de documentos, almacenamiento temporal y aclimatación.
3. La habitación en la que se utilizarán los documentos.
4. sala de operaciones (o habitaciones) para los empleados.

Cuando el espacio no es suficiente …

En el caso de que el espacio de la sala de archivos no permite la posibilidad de secuestro debajo de él varias salas espacio dedicado solo deben dividirse en zonas separadas por tabiques. El requisito básico, que tiene que ser estrictamente en este caso – aislados unos de otros ubicación de almacenamiento de documentos y trabajar con ellos.

Una habitación separada o una especialmente construido y adaptado como un edificio de almacenamiento de documento utilizado como una copia de seguridad, se requiere para ser retirados de los objetos que llevan un riesgo en términos de la posibilidad de incendio. Como un ejemplo se pueden mencionar son los aparcamientos, garajes y estaciones de servicio. En las proximidades del archivo edificio o local no deben ser objetos que sirven como fuentes de contaminación del aire.

Idealmente, los archivos deben colocarse siempre en un aparte, designado sólo para este edificio construido con todas las reglas y reglamentos necesarios. Pero, por desgracia, la realidad está dictando sus términos, y en la mayoría de las organizaciones, los documentos se almacenan en las instalaciones ya existentes, convertida y adaptada para este fin.

Que el derecho a hablar

Familiarizarse con los requisitos reglamentarios a los edificios y dependencias de archivo. Son los siguientes:

1. El edificio, que se supone que tiene el futuro del almacenamiento se requiere para hacer referencia al número de administrativa. Está estrictamente prohibido colocar el archivo donde hay servicios de restauración, almacenes de alimentos, tiendas de la categoría de sustancias inflamables y agresivo, así como la tecnología química aplicada relevante.
2. Excluidos colocándolo en una habitación sin calefacción y donde no haya cumplido con los requisitos de higiene. En la inaceptabilidad de la construcción de archivos mal estado mencionado anteriormente.
3. Es particularmente importante para cumplir con los requisitos de fuego para la sala de archivos. Su seguridad para posibles incendios – una de las principales condiciones de almacenamiento seguro de la documentación. En enero de 2009, el Ministerio de Cultura de Rusia emitió una orden Nº 3 adoptó una serie de requisitos reglamentarios establecidos en las normas especiales de seguridad contra incendios del Gobierno Federación de Rusia y archivos municipales. Cuando el dispositivo de las normas de almacenamiento de documentos requeridos para observar sin falta.
4. El diseño del edificio es asegurar la imposibilidad de inundaciones. La habitación está obligado a tener una salida de emergencia. En ningún caso pasará por ella la tubería principal (agua-cojinete o gas).

¿Es posible presentar la colocación en el sótano?

No es la colocación de almacenamiento de archivos recomendado en el sótano, los pisos superiores o alteraciones tales como el espacio del ático.

En situaciones de emergencia puede haber excepciones a esta regla. Ellos son aceptadas cuando el sótano seco y con buena calefacción, equipado con ventilación mecánica, capaz de proporcionar por una hora o dos triples transpirabilidad. Archivo para desván o ático sólo es posible a condición de que las condiciones de temperatura y humedad apropiadas.

Un requisito muy importante para los espacios de archivos con respecto al dispositivo cableado. Está obligado a ser cerrado con enchufes herméticos. Cuerdas de equipo eléctrico portátil se proporcionan con aislamiento de caucho. no debe ser colocado en el interior o el almacenamiento común de disyuntores suelo.

La no pulverulento seleccionado y materiales no corrosivos como materiales de construcción para el acabado de los depósitos de archivos. Sistema de extinción debe estar equipado con medios de neutro, seguro para los documentos. No está permitido el uso del fuego en la tienda, incluyen calentadores o colocar objetos extraños.

para resumir

Después de la reducción del área seleccionada en el cumplimiento de todos los requisitos anteriores a la sala de archivos, tomar una decisión final sobre la idoneidad o falta de idoneidad para el uso. Tomar tal decisión después de revisar la estación sanitaria y epidemiológica posible y la supervisión de estado del fuego. El archivo se puede colocar donde está prevista solamente después del procedimiento del examen detallado.

Su propósito – para aclarar la sala de fuego y determinar el nivel apropiado, para inspeccionar la durabilidad estructural importante, garantizar la fuerza de solapamiento entre los pisos en el cálculo de la carga potencial (equipos para el archivo y el peso de los documentos almacenados), comprobar la disponibilidad y el estado actual de los sistemas de ventilación y calefacción.

En la auditoría como representantes de la organización (por lo general los empleados del archivo futuro), y empleados de todos los servicios pertinentes .. – Construcción, incendios, seguridad, etc. Los resultados del examen se reflejan en la preparación del acto final.