La eficacia de la contabilidad: almacenamiento a largo plazo de los documentos

En la eficiencia de contabilidad está en gran medida influenciada por la organización competente de almacenamiento de los documentos que se acumulan en la empresa. Por lo tanto, para evitar problemas, cualquier contador definitivamente debe familiarizarse con los requisitos para la sincronización y almacenamiento de documentos de acuerdo con la legislación rusa.

¿Cuál es el procedimiento para almacenar documentos?

La legislación federal de 2013 requiere que cualquier empresa para almacenar todos los documentos originales, estados financieros, registros contables y normas de funcionamiento, así como cualesquiera otros documentos relacionados con las actividades de la entidad económica. Se aplica esta regla por un período de almacenamiento de documentos en forma electrónica, que se utilizan cada vez más en la actividad económica de las empresas de diversas formas organizativas y legales.

¿Cuánto tiempo debe mantener registros?

La vida útil de los documentos – por lo menos cinco años, o más (de acuerdo con las normas establecidas en la organización). Curiosamente, el Código Tributario prevé otros periodos de almacenamiento (cuatro años). Esto se aplica a los enteros estados financieros, y se calcula el período transcurrido desde su último uso. Lo ideal sería, por supuesto, mantener registros durante cinco años, lo que le ahorrará mucho tiempo y los nervios, a menos que algo pasa! Por otra parte, es necesario revisar los documentos para transacciones de comercio exterior. Si en un país extranjero, la contraparte prevé un período de almacenamiento de los documentos que en Rusia ya, es mejor que él elija, y no a la esperanza de que con la transacción no tendrá ningún problema en el futuro. Y que sin duda necesita ser proporcionada en la normativa interna de la empresa, que impiden a muchos errores humanos.

¿Quién es responsable del almacenamiento de los documentos?

De acuerdo con la "letra" de la ley, el jefe de la organización, es decir, su director general, personalmente responsable de guardar documentos en los archivos de la empresa. Si el período de almacenamiento de documentos y organización de los documentos no se cumple, entonces la empresa deberá pagar una multa de diez mil rublos, y por violación repetida – treinta mil rublos. En el caso, si esto irresponsabilidad ha dado lugar a una subestimación de la cantidad de impuestos, usted tiene que pagar el veinte por ciento del impuesto no pagado, pero la multa no podrá ser inferior a cuarenta mil rublos. La legislación rusa también establece sanciones por separado con funcionarios de las pérdidas, lo que resultó en la organización ineficiente de almacenamiento de documentos en la empresa.

¿Cómo es la destrucción de documentos, el plazo de prescripción que ya ha expirado?

Para empezar, hay que señalar que algunos documentos no se destruyen, sino que se transfieren al archivo municipal, por lo que es importante tener en cuenta no sólo de su vida útil, sino también para cuidar de la inscripción "Comisión de Verificación de Expertos" (EPA). Si no hay necesidad de transferir los documentos al archivo, el jefe de la organización debe emitir un certificado de destrucción de documentos. Si un acto no ha sido elaborado, se consideran los documentos que faltan, y necesita una orden nombrando un comité para investigar dicha pérdida.