la presentación de documentos. Cómo presentar los documentos?

Antes de unirse a la documentación requerida conocido más a fondo con el gran número de instrucciones oportunas sobre las cuestiones de gestión de documentos y registros. – Estas normas son complejas y contienen un gran número de pequeños diversos detalles y matices. Cómo dobladillo documentos esquina? Que contiene una lista adjunta? ¿Puedo coser documentos contables máquina termoperepletnoy? empleado de oficina principiante tiene algo para romper la cabeza.

Presa fácil?

A primera vista, el procedimiento de registro de la caja y ponerlo en el archivo bastante simple, pero la práctica demuestra lo contrario. En caso de violación de cualquiera de las reglas de la institución de la oficina se negará a aceptar el comercio de papel, y usted tiene que comenzar de nuevo el trabajo. Si se ha producido una situación de este tipo en su vida, lea nuestro artículo – vamos a tratar de resolver este problema.

¿Por qué documentos suturadas? ¿Existe alguna normativa bajo la cual se regula este procedimiento? Sí, y son muchos. Estamos hablando principalmente acerca de las recomendaciones metodológicas sobre el manejo de casos, que fueron aprobadas en diciembre de 2009, a la orden del Archivo de Estado. En el segundo turno – en GOST 51141, dedicada a los negocios y archivar trabajos de oficina y que contiene todas las definiciones y términos necesarios. Además, hay otras normas legales, según el cual la documentación reticulado.

Vamos a empezar con la tapa

Si el teatro comienza con una percha, entonces nuestro procedimiento – no sólo con la cubierta. Y la elección de una "corteza" de cartón – una de las primeras tareas en el proceso de "envase" del documento. A primera vista, no se encuentra una diferencia entre las muchas variedades existentes. Pero mirando más de cerca, se entiende que la cubierta no son estándar estándar, y se utilizan para el almacenamiento a largo plazo.

Muy a menudo se puede cumplir con un formato estándar de la cubierta 229h324 mm. Se aplica en todos los casos en que el tamaño de la muestra hojas grapadas. Si por alguna razón el documento tiene un parámetro bastante específicas y apariencia, requiere una cubierta variación no estándar. Ir a durar la mente se refiere a aquel en que los documentos se almacenan a partir de 25 años o más.

Bajo la ley, tales cubiertas se hacen sólo a partir de cartón sólido debido a la significativa la vida de trabajo. Se deben tomar medidas para preservar el tipo de documento adecuado y su idoneidad para el uso después de un período de tiempo seria. Documentos destinados a la entrega en el Archivo de Estado, almacenados en una cubierta hecha de un material tal como cartón libre de ácido.

Vamos a hablar de la cantidad de hojas

Antes de presentar los documentos correctos hilos, todos los cuales son necesarios para ser añadidos en la secuencia correcta. Entonces numeración procedimiento realizado por un simple lápiz convencional. La regla principal es – que está numerada listas en lugar de las páginas del documento. número árabe colocada en cada hoja en la esquina superior derecha. Además, nuestras marcas no están obligados a "rastrear" en el texto. Por el número total de hojas no se aplica documentos de inventario.

Lo sutilezas existen en la numeración? Si el número de documentos de hojas sueltas incluye una carta o algo así, en primer lugar enumerado por una envoltura, luego gire – cada uno incrustado en sus hojas. Si el número de unidades de entrada – más de 250, hizo que dividirlo en varios volúmenes. Y cada uno de ellos tiene su propia numeración.

Archivo de documentos de la empresa dentro pueden estar presentes, que tienen sus propios números de página separados, por ejemplo, la publicación de publicaciones periódicas. Sin embargo, la tramitación del caso en los archivos, que dividido por, entre otros, sin alterar el orden general.

Si una lista jerarquizada es un gran formato, se decidió ampliar y el dígito en la esquina superior derecha. Dicha información se facilitará el acceso libre al texto. Si en cualquiera de las hojas de fragmentos de la imposibilidad de su separación pegados, todos este paquete está numerado como uno. En este caso, es seguro que la compilación de un inventario de cada una de las piezas pegadas, que está en la parte posterior o en el espacio libre. Una indicación del documento pegado de la garantía debe ser por escrito o en las notas al inventario total de indicar el nombre. Muy a menudo estas inversiones son independientes cheques, declaraciones o imágenes.

Corrección de errores y lista de documentos

En el caso cuando en el curso de la operación permitió algún error no es demasiado grave (por ejemplo, se saltó el par de hojas) en lugar de toda la matriz de nuevo renumeración puede utilizar designación de la letra. En este caso, los números de las otras hojas no se cambian. La eliminación de dichos errores sólo es posible previo acuerdo con el personal del archivo. Si el error detectado bruto, el documento será numerado de nuevo. Los viejos números, mientras que cruzan a cabo lo más suavemente posible y dejó otras nuevas. En este caso, el nuevo cambios en la numeración supuestamente de inscripción de garantía.

Sin el inventario que tiene no será aceptado ningún archivo. La información contenida en el mismo, para el nombre del documento, la fecha de dibujo, anotación y directamente una tabla que muestra los números de serie de las hojas, el número de notas y (si es necesario). Completado toda la información sobre el número de documentos en forma de números, palabras duplicadas, entonces todo refrendados por el Secretario con detalles Nombre

Cómo presentar el hilo documentos

Dado que el procedimiento de reticulación debe garantizar que todos los materiales y herramientas necesarias a su alcance. Además de su propio negocio necesita un punzón, aguja, cartón para la presentación de documentos e hilos especiales. Como la última media guita banco, hilo grave o proshivnymi L-210. Última tipos utilizados para las necesidades de la oficina con más frecuencia.

Al principio del documento se retiran de todos los clips de papel u otros objetos de metal, a continuación, las hojas de casos son lisas pila ordenada. En el lado izquierdo en el campo de espacio es la aguja de tres agujeros o punzón. Colocarlos en el medio de la mejor espacio libre destinado a la sangría izquierda, es decir, una distancia de alrededor de un centímetro y medio. Esta observación es importante – porque de lo contrario después de la presentación de los documentos que van a ser difíciles de leer.

Consejos para mayor comodidad

Si los agujeros tienen bordes lisos para que fundamental, tener una perforadora. Pero recuerde que el exceso de papel en el que "demasiado duro". Asegúrese de que todos los tres agujeros estaban situados a una altura uniforme y separadas por una distancia de unos 3 cm. El promedio de ellos debe caer en el medio de la página.

Para evitar daños en la cubierta y el colapso de la empresa a menudo se recomienda colocar el intermitente delantero y trasero fortalecer tiras de cartón. A través de ella se omitirá hilo. Su tamaño normal – 70 cm, pero en cada caso depende del espesor de la pila ..

Como agujero perforado 3

Estos son los contenidos de este algoritmo presentación de documentos. En primer lugar, la aguja se hace pasar por el medio de las aberturas, con la parte posterior del extremo de la rosca se mantiene. Seguido Vdet en la parte superior de sus agujeros. Como resultado, los dos extremos de la pila que aparecen en las hojas de rotación de cosido. La aguja se sacó a través de la parte inferior de los agujeros y dibujar la cadena en el lado frontal. Por otra omitir la aguja en el agujero central. Así que nuestro hilo se extrae a través de todos los agujeros necesarios, después de lo cual ambos extremos se sujetan a la parte posterior del documento un nudo fuerte. Retenido los extremos una longitud de aproximadamente 5 cm.

Directamente en el conjunto se pega un trozo de papel con las palabras de seguridad. A continuación nos fijamos en la tecnología de su producción.

El documento puede ser cosido y con 4 agujeros. ¿Cómo hacerlo? El procedimiento no es complicado. Cuatro agujeros se perforan verticalmente simétricamente con la disposición en un eje común. Dejando el hilo de cola en el lado trasero de la primera abertura, la realización de puntadas firmware a continuación atar un nudo tal como se describe anteriormente. Firmware debe ser duplicado en dos ocasiones con el fin de garantizar la durabilidad y fiabilidad.

aseguramiento de la inscripción

La siguiente etapa después de la numeración y el firmware – el suministro de nuestro negocio de inscripción de garantía. ¿Qué es? Este adhesivo tamaño de 4×6 cm con el texto "ensartados y hojas numeradas …" (su número se indica mediante un número, y las palabras). Establece además la posición del empleado, por favor documentar la fecha y la firma personal. Si desea sellar la certificación, sino que también debe tenerse en cuenta. La inscripción está pegada en la parte superior del nodo nos ata puntas de los filamentos que en este caso debe permanecer libre. Firma plantean al final del procedimiento, cuando el pegamento se haya secado. Esto se hace para evitar que se propague. Impresión (si los hay) colocar la pieza a la porción de lámina en la propia etiqueta.

Y sólo después de un acuerdo cosida, numerada, sellada firmada y sellada, que pueda ser enviado al archivo.

Beber de inscripción de garantía tiene que ser serio y atento. Fue ella – documentado evidencia de inmunidad caso. En caso de violación de su integridad o documentar el sesgo no puede ser aceptada organismos de control, o tal vez su desafío en la corte.

¿Qué y por qué cose

Es obligatorio todos los documentos grapados, vencimiento para la presentación en el archivo o en cualquiera de los organismos de control a la que las autoridades fiscales, fondos de pensiones y muchos de estos. No se pueden recuperar los documentos pegados o grapados con una grapadora. Como ya se ha señalado, en el caso de los procedimientos no-conformidad que simplemente no va a aceptar.

Tales procedimientos están sujetos principalmente documentos pertenecientes al personal y contabilidad. Aquellos que han completado el procesamiento del año más tarde se depositarán en el archivo de la organización o empresa. Las instituciones de archivos especiales transmiten el caso con el periodo de retención legal anterior. Está determinada por la ley, en función del tipo de documento. Por ejemplo, se requieren al menos 75 años para mantener registros notariales, libros y documentos de la cuenta económico de la información personal.

La vida útil de los dibujos de diseño son mucho más pequeño – sólo 20 años de edad. documentación fotográfica hecha para cuidar de 5 años. Las instituciones de archivos serán depositados en el caso de las dos empresas públicas y privadas. La tarea de los actores no estatales – para concluir con el servicio de archivo Federal de este contrato.

Hay que recordar que el documento firmware derecha tiene sólo un empleado, quien tiene esta obligación explicado en la descripción del trabajo. En el caso de documentos compuestos de baja calidad ofrece algunas sanciones, especialmente en el caso de cambios o falta de ciertas páginas importantes.

Volvamos a la carpeta de la tecnología

Los métodos de reticulación descritos anteriormente son adecuados tanto para la copia de seguridad e inspección de impuestos. Sin embargo, la presentación de los documentos contables, almacenado durante mucho tiempo (más de 10 años) debe ser particularmente fuerte – a menudo en 5 agujeros. De aseguramiento de la inscripción se realiza en un pañuelo de papel especial, con el fin de claridad etiqueta visible situada debajo de la unidad y no hay ninguna duda sobre la integridad del documento.

Si las condiciones del agujero de perforación oficina Perforadores papelería convencionales y, a continuación, si es necesario, para emitir grandes volúmenes de documentos en papel (por ejemplo, en la impresión) utilizar equipos profesionales en forma de máquinas de perforación o de una máquina de encuadernación. Tales mecanismos tienen poder graves y pueden ser y están equipadas con un accionamiento eléctrico, ya sea operado a mano.

mecanismo de la máquina

La base de estos sistemas o máquinas – el método clásico de la utilización de resortes. Tal máquina de encuadernación está equipado con un dispositivo para la perforación. Otro mecanismo del documento sobre el resorte brocheta de plástico, después de lo cual la parte superior e inferior de la unidad añaden cartón o tapas de plástico.

La ventaja de la máquina obligatoria es la posibilidad de unir documentos muy grandes. El grosor del bloque puede ser de hasta 500 páginas. Y también – la capacidad de eliminar o complementar páginas y hojas del documento ya unida. Las desventajas son bastante graves, y la complejidad no es demasiado alta resistencia.

Si la máquina de encuadernación para documentos de presentación equipada con resortes de metal, que se fija a un cierto paso y agujeros perforados, respectivamente, a la misma, los bloques de papel se usan en acero de resorte flexible, que luego se comprime y bloqueado. Ventajas del aparato con resortes de metal – forma final más presentable y una fiabilidad mejorada en comparación con la unión de resortes de plástico. Pero al mismo tiempo, para insertar o extraer las hojas sin daños imposible.

Además de la primavera, hay dispositivos que operan en el principio de la unión al peine de plástico, que los dientes enrollamiento. También hay unión en la espiral, que nos es familiar en el escritorio del calendario, cuadernos y diarios. Después de la perforación de agujeros en ellos enrollado en espiral (3-4 vueltas manualmente, el otro de forma automática).

El progreso no se detiene

¿Cuál es la unión térmica? Es una máquina moderna para la presentación de documentos, que pueden ser rápidamente y su conexión no desmontable. Con termoperepletnyh máquina puede completar un gran número de materiales, así como la elaboración de copias individuales. Esta variante es particularmente adecuado informes, contratos y materiales promocionales enviado por correo.

máquina de este tipo de trabajo mediante el uso de termokoreshkov vinculante y termooblozhek tener diferentes colores y tamaños. Dependiendo del número de hojas seleccionadas termooblozhka caso un cierto espesor, a continuación, todos juntos colocado en la máquina. El lado interior de la capa de pelusilla final cubierta de adhesivo polimérico. La máquina está provista de un elemento de calentamiento por el cual el polímero se funde y todas las hojas se sellan en la capa caliente.