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Cómo escribir una carta de negocios: reglas y recomendaciones

Un atributo esencial de cualquier negocio es la correspondencia comercial. Los empleados de cada empresa se comunican con colegas y clientes, con proveedores y consumidores. En general, la rutina diaria de cualquier oficina necesariamente incluye la participación en la correspondencia.

A pesar de que la mayoría diaria de empleados en empresas y organizaciones envían y reciben numerosos informes, no todos se adhieren a las normas establecidas y las reglas cuando se crean. Resulta que no es tan simple escribir una carta comercial correctamente y correctamente. Hay una serie de requisitos y plantillas utilizadas en el mundo y relacionadas con la circulación de documentos. Incluyen las reglas de redacción de una carta comercial, así como los principales puntos relativos al diseño.

Al escribir un mensaje a una organización externa o simplemente un colega a un departamento vecino, uno debe adherirse a un estilo estricto (a excepción de la correspondencia amistosa, para la cual no hay tales restricciones). No utilice palabras demasiado emotivas, incluso para describir toda la importancia de la transacción o la emoción de los productos probados. Una carta comercial debe ser clara, concisa y suficientemente restringida.

El mensaje debe comenzar desde el destinatario. Si está destinado a un empleado de una organización de terceros, debe indicar su nombre, el puesto del destinatario, así como su nombre completo. En el caso de que el documento permanezca dentro de la empresa, basta con tener un apellido con iniciales (puede agregar la posición ocupada). Una carta comercial a una organización externa debe ser emitida en un membrete (sin importar si será enviada electrónicamente o en papel). Si no lo tiene, simplemente puede especificar los requisitos del remitente en el "encabezado" del documento.

Antes de empezar a componer el texto, hay que pensar en su estructura, identificar las tesis principales y el propósito de la escritura. En este caso, el proceso de escritura es mucho más sencillo. Para terminar la carta sigue la firma, que indica no sólo el apellido del remitente, sino también la posición, así como el nombre de la empresa que representa.

Al enviar una oferta a un cliente potencial o socio al final, sin duda debe expresar su gratitud por la cooperación y la esperanza de más trabajo conjunto.

Además de las reglas utilizadas en la correspondencia comercial, también hay recomendaciones. Por ejemplo, cualquier documento dirigido a una persona en particular debe iniciarse con las palabras "respetado" con el nombre completo, no las iniciales. No utilice abreviaturas en letras, por ejemplo, escriba "uv". O acorte el puesto del destinatario, su lugar de trabajo.

La más compleja se considera la circulación de documentos internacionales, ya que en cada estado hay algunos matices de comunicación, y el idioma en el que es necesario corresponder con socios extranjeros no siempre es claro para el originador de la carta, por lo que tengo que utilizar los servicios de traductores. Antes de recurrir a los servicios de un especialista, debe aclararse si sabe escribir una carta comercial en inglés, o si es una traducción literal banal. Si se planea que la circulación de documentos extranjeros se mantenga de manera permanente, es mejor emplear a un empleado que domina un idioma extranjero para redactar una carta comercial.

En general, la forma en que se redactará el documento y cómo se formalizará, el cumplimiento de la tarea en muchos aspectos depende. Así que en cualquier caso, no subestime la importancia de la etiqueta de negocios al comunicarse.