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Documentos de información para viajeros de negocios para alojamiento

Cualquier tarea confiada al empleado implica la entrega de cuentas de su implementación. Y un viaje de negocios a otro acuerdo en este caso no es una excepción. Partiendo fuera de la ciudad con una asignación específica de la gerencia, el empleado debe tener cuidado de asegurar que, al regresar, llevar consigo los documentos de contabilidad para el viaje. Esta regla es obligatoria para todos los empleados de la empresa.

Documentos requeridos para viaje de negocios

La especificidad de muchas organizaciones (empresas) proporciona una comunicación constante con los socios. Pero muchos de ellos a menudo están fuera de este asentamiento. Por lo tanto, algunos empleados se ven obligados a ir a otra ciudad para resolver importantes problemas de producción.

Para confirmar el cumplimiento de una asignación específica a su llegada, deben emitir los documentos contables correspondientes para el viaje. Sólo después de eso, el departamento de contabilidad podrá pagar a los empleados los costos incurridos por el período de desempeño de su asignación de servicio. La lista de empleados elegibles para viajar en viajes de negocios, así como la duración y otros detalles del viaje se especifican generalmente por ciertos acuerdos, varios reglamentos locales o un convenio colectivo. En cualquier caso, cuando se va de viaje, el empleado debe tener:

  1. Certificado de Viaje. Aunque desde 2015 ha sido oficialmente abolido, pero muchas empresas todavía lo utilizan a la antigua.
  2. El orden correspondiente de la cabeza.
  3. La tarea oficial.

Estos son los documentos de contabilidad básica para el viaje, sin el cual cualquier viaje de un empleado no tendrá ninguna base.

Pago de viajes de negocios

Cálculos con los empleados para las tareas completadas la contabilidad produce paso a paso. En primer lugar, antes de partir, el empleado recibe un anticipo, cuyo importe se calcula sobre la base de las normas disponibles. Estos fondos se proporcionan para el pago de viajes, la contratación de alojamiento, los gastos adicionales relacionados con el alojamiento (per diem), y otras necesidades permitidas por el empleador. La liquidación final se realiza después de que el trabajador devuelva los documentos contables completos para viajar a su regreso. Deberán contener:

  • Informe anticipado, que enumera todos los costos incurridos;
  • Un memo en caso de que el empleado tuviera que usar su propio transporte o alquilarlo para el trabajo.

Junto con el informe de avance al departamento de contabilidad, también es necesario entregar el certificado de viaje, el cual debe incluir las marcas de aquellas empresas que el empleado visitó, cumpliendo con la tarea asignada a él. El nombre de la organización debe corresponder a lo que originalmente se indicó en el pedido. Si, en el caso de necesidad de producción, fuera necesario visitar a las empresas ubicadas en otras localidades, este hecho debe constar en el informe de la misión.

Período del viaje

Para viajar en un viaje de negocios, el empleado recibe dos documentos básicos (orden y autorización de viaje) que, en principio, se duplican. Ambos contienen información sobre el destino y el momento del viaje.

El primer día del viaje es la salida del empleado de su lugar de trabajo permanente. La fecha de salida se indica en el billete del vehículo usado (autobús, tren, avión). Y la cuenta regresiva es de 24 horas. Más tarde el día siguiente se considera. Esto debe tenerse en cuenta al comprar los billetes. El último día está determinado por la fecha de devolución, también especificada en el boleto. Hasta 2015, el cálculo se realizó sobre la base de la información recogida en el documento de viaje. Pero después de la entrada en vigor de la Resolución de la Federación de Rusia Nº 1595 del 29 de diciembre de 2014, basta con presentar los documentos de viaje en forma de billetes de viaje para confirmar la salida. Ellos servirán como prueba de la duración del viaje, sobre la base de lo cual el departamento de contabilidad pagará al empleado "per diem" (gastos adicionales relacionados con el alojamiento). Estos fondos se proporcionan para la comida de una persona que está fuera de casa en relación con el desempeño de funciones oficiales en nombre de la dirección. Tal vez, por lo tanto, estos costos a veces se denominan "asignación de campo", que se calcula sobre la base de las normas aprobadas por el Gobierno de Rusia.

Carcasa extraíble

En un viaje de negocios, muchos empleados pre-reservar sus habitaciones en los hoteles. Esto asegura que pueden quedarse allí a su llegada. Pero a veces no es posible utilizar ese servicio debido a la falta de asientos disponibles o el empleado preferido para resolver este problema en el acto. En este caso, tendrá que contentarse con el alojamiento alquilado. Esta opción también es posible.

A su regreso, tendrá que indicar esta circunstancia, la elaboración de documentos de contabilidad para el viaje. Para vivir en un apartamento que recibirá una indemnización, el tamaño de que se aprueba por una disposición separada. El monto total consistirá en un pago diario, multiplicado por el número de días de viaje de negocios. En algunos casos, la dirección de la empresa alquila un apartamento en el pueblo donde sus empleados viajan con mayor frecuencia para resolver problemas de producción. Esto simplifica en gran medida la cuestión de la vivienda para el empleado. Él es legítimo en una habitación alquilada, sin gastar su propio dinero en ella. En consecuencia, a su regreso la empresa no debe devolverle nada.

Recuperación de costos

Al regresar a casa, el empleado puede esperar recuperar los costos incurridos por él durante su viaje de negocios. A veces incluso son inconmensurables con los gastos reales. Esto puede suceder en el caso de que no presentara documentos de apoyo al departamento de contabilidad o que arbitrariamente injustificadamente excediera las normas máximas autorizadas. En este caso, el empleado tendrá que tratar personalmente con la gerencia. ¿Qué se debe incluir en los documentos de contabilidad para viajar? Una muestra del informe final de avance es una lista de todos los costos financieros del empleado.

Por regla general, se reembolsará lo siguiente:

  1. Asignaciones diarias, cuyo tamaño depende del número de días de un viaje de negocios. Se confirman con billetes de viaje o documentos de viaje. En Rusia, hay tasas de pago unificadas y admisibles, según las cuales para el día en que se supone que el empleado tiene 700 rublos (dentro del país) y 2500 (cuando viaja al extranjero).
  2. Los gastos de transporte se confirman con los originales de los billetes comprados en la taquilla.
  3. Gastos de vida. El reembolso se realiza sobre la base de los cheques y facturas presentados.

La diferencia entre el adelanto y la cantidad realmente gastada del empleado será capaz de recibir al calcular el salario para el mes actual.

Alojamiento en hotel

Partiendo de una necesidad oficial, el empleado, por regla general, resuelve varios asuntos importantes para la empresa. Muchos de ellos no pueden ser resueltos en un solo día. Y estando en otra ciudad, necesita un lugar para pasar la noche. La opción más simple es un hotel. Allí cualquier visitante puede encontrar todo, eso es necesario para residir.

¿Cuáles son los documentos de reporte del hotel para viajeros de negocios? Normalmente se trata de un recibo (factura) para el pago de servicios de alojamiento. Es una forma de formulario de informe estricto 3-G, que refleja la siguiente información:

  • Requisitos del hotel;
  • Nombre del documento, número y fecha de su registro;
  • Datos sobre el visitante (nombre, país de residencia, datos del pasaporte, dirección del registro y fecha de llegada);
  • Cálculo del coste de la vida con IVA;
  • Sello de la compañía.

Junto con la cuenta en el departamento de cuentas, debe presentar un recibo de efectivo, que se emite en el mismo lugar en el hotel, después del pago se hace. Será una confirmación de los costos que deben ser reembolsados. Servicios adicionales (reserva, cafetería, lavandería, estacionamiento, teléfono, traslado al aeropuerto y otros) se pueden incluir en la factura. Pero sólo se pagan si están estipulados por el convenio colectivo de la empresa, o con el permiso personal de la dirección.