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Armonización y normalización de los documentos. Desarrollo de la unificación y normalización de los documentos

El progreso científico y tecnológico y la aparición de múltiples formas de propiedad llevaron a la expansión de las relaciones comerciales, económicas y socio-culturales. Sharply procesos en la sociedad afectados volúmenes de proliferación de los flujos de información que se requieren para el funcionamiento correcto de las unidades de gestión intensificado.

¿Qué es la unificación de los documentos

Independientemente del alcance y el campo: si la actividad pública o la industria, la educación o el cuidado de la salud – la unificación mano y normalización de los documentos se desvanecen poco a poco en el fondo. Desde principios del siglo pasado por el tratamiento de datos codifican los pasaron gradualmente de la mano con el método de mecanizado, y aún más – a automatizarse.

Así pasó Documentación racionalización. El concepto de "unificación y normalización de los documentos" fue concebido en esta etapa. Sin embargo, en todas las etapas del flujo de trabajo y mejora de los datos hay uno y el mismo problema. Llevar a automatizar el caos imposible, ya que este proceso debe ir precedida por la unificación y estandarización de documentos en general. En otras palabras, sólo disponiendo el papel, puede comenzar a su procesamiento y uso.

Fines y objetivos de la unificación

Los aspectos clave en la optimización de la oficial administrativa, económica y cualquier otra actividad son la unificación y normalización de los documentos. Explique brevemente cómo este concepto puede llevar el documento a una plantilla genérica, sistema uniforme. Este proceso tiene un impacto enorme en la preparación inmediata de cualquier documentación. Principios de la normalización y unificación de los documentos son los siguientes:

  1. formas de escritura Unidas.
  2. El establecimiento de requisitos uniformes para el registro de los datos, lo que resulta en el mismo tipo de toma de decisiones.
  3. Una reducción significativa de los costes a la diferente naturaleza de los materiales de preparación y decoración.
  4. conjunto compatible de la base de datos uniforme, independientemente de la industria y la actividad.

Funciones de flujo de trabajo unificado

Se debe entender que cualquier actividad para dirigir y controlar una organización, empresa, país, después de todo, es un sistema en el que cada elemento se convierte en una u otra función. Entre ellos hay general (o típica) – los que son inherentes a las actividades de cualquier institución: funciones ejecutivas, administrativas, organizacionales de planificación, contabilidad, etc. Mientras tanto, las actividades de las organizaciones individuales son inherentes a las funciones especiales. Por ejemplo, los objetivos y metas, con base en la realización de actividades educativas son típicas sólo para los temas de este ámbito.

¿Cuál es el sistema de documentos

sistema de unificación y estandarización de gestión de documentos es un material formado sobre la base de su relación por:

  • ocurrencia ofrecido;
  • destino;
  • la industria;
  • escribir;
  • requisitos para la compilación.

¿Cuáles son los documentos en un sistema unificado

La documentación del sistema puede ser obschefunktsionalnoy y la industria. Con respecto al primer tipo, aquí si surgen preguntas. Por industria sistemas incluyen documento que refleje las características específicas de la empresa u organización. Por ejemplo, la normalización y la armonización de los documentos de aduana contendrán materiales que regulan en el control fronterizo del estado y que cruzan procedimiento exportado, las mercancías importadas.

En cuanto a los materiales están interconectados y cómo es la relación entre los documentos de los dos sistemas – funcional y la industria depende de muchos factores. En particular, su valor está predeterminado por la naturaleza de las actividades de una organización. Además, la unificación y normalización de los documentos administrativos no siempre implica la creación de disposiciones relativas a las actividades administrativas de la organización, ejecutivo o. Mientras tanto, el plan de la documentación administrativa y organizativa, que contiene los puntos de control básicas, gestión, colaboración y controlar el trabajo de los organismos estatales, empresas, departamentos y funcionarios sobre la base de la industria y las estructuras funcionales.

Las principales etapas de la unificación y estandarización

Problemas de la normalización y la armonización de los documentos comerciales a menudo surgen debido a los retrasos en la asignación del bloque de la documentación administrativa y organizativa que para tales sistemas es la ayuda legal. La realización de la armonización oportuna de gestión de documentos empresa comercial consiste en:

  1. En el marco de formas uniformes de documental va a establecer la nomenclatura apropiada.
  2. modelo general de sistema de documentación edificio se basa en la forma, tomada como modelo.
  3. Se presta especial atención a las reglas sintácticas de la documentación de construcción.

Antes de esta unificación y estandarización de documentos fuente se llevó a cabo con todos los requisitos para los materiales en todas las etapas de la creación, llenado, procesamiento y almacenamiento. Consideramos humanos y capacidades psicofisiológicas y parámetros de la máquina y el equipo técnico.

Características de la creación de normas

Vale la pena señalar que los resultados del proceso de unificación fue traer las plantillas utilizadas con mayor frecuencia para la forma jurídica común. Las normas desarrolladas por los servicios, los productos y el empleo tienen una explicación a nivel legislativo federal. El concepto de "unificación y normalización de los documentos" en este caso está determinado por las actividades del Estado en la fijación de normas y especificaciones para el uso repetido de forma voluntaria.

La tarea de crear estándares es el orden en la esfera de la producción y aumentar la calidad competitiva de los productos, servicios u obras. Normalización y armonización de los documentos de comercio también tiene como objetivo obtener información y compatibilidad técnica.

Los problemas asociados con la unificación de la documentación de comercio exterior

Además, el término "estándar" no significa solamente el contenido del documento normativo. La ley establece claramente el mecanismo de uso voluntario no coercitiva. normas estatales fueron reemplazadas con bastante rapidez nacional. Después de la introducción de cambios fundamentales sólo queda el problema de la normalización y armonización de los documentos comerciales.

Particularmente agudo, y hasta la fecha es la cuestión de las normas estatales que rigen el proceso de preparación de la documentación para los productos exportados. De acuerdo con el sistema unificado, aprobada por la Ley Federal "Sobre el Reglamento Técnico", de fecha 01.07.2003, cuyas disposiciones están presentes en ella, no cumple plenamente con los requisitos de documentación normalizada, sin embargo, se siguen utilizando hoy en masa.

El papel del Comité Estatal de Normalización en el proceso de unificación y estandarización

Armonización y normalización de los documentos – el camino del Estado ruso estándar. Cualquier clasificadores de toda Rusia, la fuerza técnica, económica adquieren sociales legal inmediatamente después del registro estatal. Control de la ejecución de todos los requisitos contenidos en los actos individuales, lleva Norma Estatal de Rusia y otros organismos autorizados por el Estado dentro de la jurisdicción designada.

Las direcciones principales de la unificación y normalización de los documentos son establecer muestras uniformes, plantillas, formularios. Esto puede ser con los estándares requeridos en la preparación de los documentos de estándares para ciertos tipos de productos y sistema de documentación unificada. Este último es un sistema de materiales creado por un solo normas y requisitos establecidos. sistema de documentación unificada contiene, por regla general, la información necesaria para la ejecución de las funciones de gestión en una esfera particular de influencia.

sistema unificado y estandarizado principal en Rusia

Hasta la fecha, entre los sistemas unificados destacan:

  • estructura relativa a la documentación de carácter organizativo y administrativo;
  • sistema de control de documentos en una institución bancaria;
  • armonización y normalización de los documentos contables y libros de cuentas y registros contables de las entidades del sector público;
  • la esfera, documentos estadísticos;
  • sistema de documentación que regula los asuntos laborales;
  • documentos normalizados para el comercio exterior.

En consecuencia, cada uno de los sistemas anteriores suministra su norma estatal, que se desarrollan departamentos del gobierno central para coordinar la operación de un determinado campo de actividad. Por ejemplo, el Ministerio de Finanzas en Rusia es responsable de la creación de formas de documentos contables y bancarios. A su vez, Rosarchiv identificar patrones de la documentación administrativa y organizativa. Estas mismas autoridades dicen que los detalles de los documentos. Su unificación y estandarización implica la creación de formas para ser utilizado en una industria en particular.

Los detalles y las formas de documentos en el proceso de normalización

Detalles del documento consideran que es un elemento obligatorio, sin el cual es imposible pasar la formalización de procedimientos, material de registro. Para más detalles consulte la firma, sello, sello, fecha, texto, etc. Naturalmente, para cada tipo de documento oficial que se utilice un conjunto independiente de datos. En este caso, cada uno de la unificación sistemas se realiza mediante la creación de un modelo de formulario de los documentos para uno de los sistemas. Sobre esta base desarrollar los detalles más adecuadas de todos los documentos pertenecientes a una base de datos específica.

Forma, como ya se mencionó, es una forma de la plantilla del documento. Tal modelo de la escritura en el campo establecido de aplicación tiene en cuenta su tamaño, los márgenes y guiones, sobre todo la creación de la rejilla estructural y los principales detalles.

Armonización y estandarización de los documentos de la organización y las áreas administrativas contribuye a la facilidad de uso de las formas en las actividades de las empresas institución, agencia, industriales y de fabricación. Los huéspedes que regulan el uso de la unificación y normalización de la documentación administrativa y organizativa, se aplican a:

  • Reglamento;
  • órdenes e instrucciones;
  • soluciones;
  • protocolos;
  • actos;
  • letras.

Cartas dirección fija administrativas y medidas de organización, incluyendo gestión, coordinación y mantenimiento de:

  • las autoridades públicas de los sujetos de la Federación Rusa (en la lista de temas incluye las regiones y repúblicas autónomas, la legislación que, junto con el idioma nacional rusa instalada principalmente);
  • empresas y asociaciones, independientemente de su forma de propiedad y actividad de organización legal.

GOST establece no sólo la composición de los detalles, pero los requisitos para su diseño y fabricación, mantenimiento, uso y conservación de las formas actuales con el emblema de la Federación Rusa y el escudo de armas del estado de los sujetos. Aplicación de GOST es una representación esquemática de los detalles.